Organiser une répétition ouverte sans rien oublier

Une répétition ouverte demande de coordonner les artistes, le public, la salle et la technique sur une même journée. Cette checklist de 45 tâches et 46 fournitures suit l’ordre pratique : réserver, inviter, préparer, installer, tester, puis accueillir. Prévoyez du temps pour les inscriptions, les besoins alimentaires et la répétition technique, souvent traités trop tard. Le jour J, la circulation du public, l’espace de jeu et le son doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les horaires de répétition
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Imprimer le programme
Tester le matériel technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le service traiteur
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Libérer le sol de répétition
2 personnes
Marquer la scène et l’aire de jeu
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer le décor et les accessoires
3 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Aménager le stand d’information
Préparer les programmes et les badges nominatifs
Réaliser la répétition technique
4 personnes
Préparer les en-cas de pause
2 personnes

Événement

Accueillir les acteurs et l’équipe
2 personnes
Enregistrer la présence des participants
Installer la lumière et le son
2 personnes
Répéter avec les acteurs
8 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Présenter brièvement le programme
Répéter en ouverture
8 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Répondre aux questions du public
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger les accessoires et la déco
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Charger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Stocker la restauration restante

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tables pliantesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Portant à vêtements
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Paperboard
Feutres pour paperboard

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de chantierqté 2

Décoration

Panneau d’accueil
Support du programme
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 6
Numéros de vestiaireqté 50

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Petits bolsqté 8
Pincesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et les horaires de répétition avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre l’ouverture de la salle et l’arrivée du public.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la répétition afin de vérifier la liste des participants et de recueillir les besoins alimentaires. Préparez ensuite les badges nominatifs et les programmes en fonction du nombre confirmé.
Testez le son et l’éclairage dans la salle, et pas seulement sur une table. Vérifiez les haut-parleurs, microphones, pieds, mixeur audio, rallonges, multiprises et projecteurs LED pendant la répétition technique.
Dégagez entièrement le sol de répétition avant d’installer les sièges du public. Marquez la scène et l’aire de jeu, puis contrôlez que les tables, porte-manteaux et portants ne gênent ni les artistes ni les déplacements.
Refroidissez les boissons et préparez la table traiteur avant l’ouverture. Prévoyez aussi un espace d’information visible, les panneaux indicateurs, les programmes et les en-cas de pause pour éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Comment organiser une répétition ouverte ?: Commencez 2 à 3 semaines à l’avance par la date, le programme, le lieu et les horaires. Envoyez ensuite les invitations, suivez les inscriptions, puis gardez les derniers jours pour les achats, la préparation de la salle et les tests techniques.
Combien de temps prévoir pour installer une répétition ouverte ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour aérer la salle, installer les tables et les sièges, libérer le sol, monter le son, régler l’éclairage et préparer l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour la répétition technique.
Quand fermer les inscriptions à une répétition ouverte ?: Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires, les badges et la quantité de programmes à imprimer.
Quel matériel faut-il pour une répétition ouverte ?: Prévoyez du mobilier pour le public et l’accueil, ainsi que des haut-parleurs, microphones, pieds de micro, mixeur audio, rallonges et multiprises. Pour la salle, ajoutez l’éclairage, le ruban gaffer, les supports d’information, les gobelets, tasses, assiettes et couverts.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.