Checklist para organizar un ensayo abierto
Un ensayo abierto necesita coordinar al equipo artístico, al público y la parte técnica en un mismo espacio. Esta checklist te ayuda a fijar el programa, controlar las inscripciones y preparar sonido, iluminación, catering y señalización sin dejarlo todo para el último momento. Reserva el espacio y los horarios de ensayo con antelación, y confirma los detalles técnicos antes de llevar los materiales. El día del evento, despeja y marca el suelo antes de colocar las sillas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el espacio y los horarios de ensayo
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de asistentes
Imprimir el programa
Probar los equipos técnicos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar el catering
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Abrir y ventilar el espacio
2 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas para el público
3 personas
Despejar el suelo de ensayo
2 personas
Marcar el escenario y el área de juego
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar la decoración y los accesorios
3 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar la mesa de información
Preparar los programas y las acreditaciones
Realizar el ensayo técnico
4 personas
Preparar tentempiés para el descanso
2 personas
Evento
Recibir a los actores y al equipo
2 personas
Registrar la asistencia de los participantes
Preparar la iluminación y el sonido
2 personas
Realizar el ensayo con los actores
8 personas
Recibir al público
3 personas
Explicar brevemente el programa
Realizar un ensayo abierto
8 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Responder preguntas del público
2 personas
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
Recoger los atrezos y la decoración
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Volver a colocar las sillas y mesas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Cargar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
Guardar la catering sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 50
- Mesas plegablescant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchero
- Taburetescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarra
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Lámparas de trabajocant. 2
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Estructura básica del programa
- Credencialescant. 50
- Portabadgescant. 50
- Carteles direccionalescant. 6
- Mantelescant. 6
- Números de guardarropacant. 50
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Cuencoscant. 8
- Pinzascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el horario del ensayo antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días para recibir inscripciones y preferencias dietéticas.
- Haz una prueba técnica completa antes de la apertura: comprueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables, iluminación y portátiles en el mismo lugar donde se usarán.
- Prepara la sala en este orden: ventilar, despejar el suelo de ensayo, marcar el escenario y el área de juego, y después montar mesas y sillas. Así el público no invade el espacio de trabajo.
- Calcula las bebidas y los tentempiés según las inscripciones confirmadas, no según el aforo máximo. Enfría las bebidas el día anterior y monta la mesa de catering antes de que llegue el público.
- Imprime los programas, prepara las acreditaciones y coloca los carteles direccionales antes de abrir las puertas. Reserva una mesa de información visible para resolver dudas sin interrumpir el ensayo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un ensayo abierto?
- Envíalas al menos 7 días antes del evento para poder gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas. Comprueba la lista definitiva entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo antes se debe probar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada del público. Incluye sonido, micrófonos, iluminación, cables, regletas y la posición de los altavoces.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el catering?
- Haz la compra entre 24 y 48 horas antes y enfría las bebidas el día anterior. Monta la mesa de catering y prepara los tentempiés durante la hora previa a la apertura.
- ¿En qué orden se monta la sala para un ensayo abierto?
- Primero abre y ventila el espacio, despeja y marca el suelo de ensayo, y después instala sonido e iluminación. Coloca mesas, sillas, información, programas y acreditaciones durante los últimos 60 minutos.
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