Offene Probe organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer offenen Probe kommen Publikum, Ensemble und Technik in einem laufenden Probenbetrieb zusammen. Deshalb brauchst du nicht nur ein Programm, sondern auch klare Probenzeiten, getestete Ton- und Lichttechnik sowie einen Raum, der schnell vom Probenraum zum Veranstaltungsort wird. Plane Einladungen und Anmeldungen frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminentscheidung bis zu den letzten Handgriffen vor dem Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Raum und Probenzeiten reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Publikumsliste prüfen
Programm drucken
Technische Ausstattung testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Catering vorbereiten
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Raum öffnen und lüften
2 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
Probenraum freiräumen
2 Personen
Bühnen- und Spielfläche markieren
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Bühnenbild und Requisiten vorbereiten
3 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Infotisch einrichten
Programme und Namensschilder bereitlegen
Technische Generalprobe durchführen
4 Personen
Pausensnacks vorbereiten
2 Personen
Event
Darsteller und Crew empfangen
2 Personen
Teilnehmeranwesenheit erfassen
Licht und Ton bereitstellen
2 Personen
Probe mit Schauspielern durchführen
8 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm kurz erläutern
Offene Probe durchführen
8 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Requisiten und Dekor wegräumen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Stühle und Tische wieder aufstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien einladen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Übrig gebliebenes Catering einlagern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 50
- KlappischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- Garderobenständer
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Audiomischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- Flipchart
- Flipchart-Marker
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- ArbeitslampenAnz. 2
Dekoration
- Willkommensschild
- Programmstandard
- NamensschilderAnz. 50
- BadgehalterAnz. 50
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
- GarderobennummernAnz. 50
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- SchälchenAnz. 8
- ZangenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- MüllsackhalterAnz. 4
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Raum und Probenzeiten mindestens vier bis sechs Wochen vorher. Plane zusätzlich Zeit für Aufbau, Lüften, technische Generalprobe und den Rückbau ein – eine offene Probe lässt sich nicht zuverlässig zwischen zwei normalen Proben einschieben.
- Verschicke die Einladungen früh und setze einen festen Anmeldeschluss, etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe danach die Publikumsliste und übertrage die endgültige Zahl auf Sitzplätze, Namensschilder, Programme und Catering.
- Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Audiomischpult und Verlängerungskabel nicht erst beim Aufbau. Ein kurzer Test am Vortag zeigt, ob Kabel fehlen, Anschlüsse brummen oder die Tonanlage für den Raum ausreicht.
- Richte den Raum in zwei klaren Bereichen ein: Publikumssitze und markierte Bühnen- beziehungsweise Spielfläche. Stelle Infotisch, Willkommensschild, Wegweiser und Garderobe so auf, dass ankommende Gäste nicht durch die Probe laufen müssen.
- Kühle die Getränke frühzeitig und bereite Pausensnacks vor, bevor das Publikum eintrifft. Stelle wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller, Bestecksets und Servierschalen bereit – diese Dinge werden beim Einkauf leicht vergessen, obwohl sie erst im laufenden Ablauf auffallen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine offene Probe organisieren?
- Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Probenzeiten. Einladungen sollten mindestens zwei bis drei Wochen vorher verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Was muss am Tag der offenen Probe zuerst erledigt werden?
- Öffne und lüfte den Raum zuerst und schaffe danach den Probenraum frei. Anschließend stellst du Tische und Publikumssitze auf, markierst die Spielfläche und baust Tonanlage und Beleuchtung auf.
- Wann sollte die Technik für eine offene Probe getestet werden?
- Führe einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag. Plane für die technische Generalprobe mindestens 30 bis 45 Minuten ein, damit Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Licht und Kabel geprüft werden können.
- Wie viele Programme und Namensschilder brauche ich?
- Plane pro angemeldeter Person ein Programm und ein Namensschild und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bei 40 Gästen sind das beispielsweise 44 Programme und 44 Namensschilder.
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