Onderwijsbeurs organiseren: checklist van planning tot opbouw

Een onderwijsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen exposanten en tafels regelen. Je moet tegelijk aanmeldingen, standindeling, bezoekersstromen, badges, catering en techniek bewaken. Begin met datum, tijden en het aanmeldformulier, leg daarna de exposanten en standnummers vast en stuur deelnemersinformatie op tijd uit. In de laatste week controleer je drukwerk, aantallen, stroompunten, vluchtroutes en de ontvangstbalie. Zo voorkom je dat belangrijke zaken pas tijdens de opbouw boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Exposantenregistraties verwerken
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling vastleggen
2 personen
Standnummers toewijzen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Reserveringen bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Plattegrond voor bezoekers maken
Programma en openingstijden drukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijsten voorbereiden
Exposantenpassen voorbereiden
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Drukwerk sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
Ingang en ontvangstbalie markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Exposantenstands nummeren
3 personen
Stroompunten en verlengsnoeren leggen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Infopunten inrichten
2 personen
Plattegronden ophangen
2 personen
Route- en standborden plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Badges en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
4 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Exposanten ondersteunen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
3 personen
Registratiebalie afsluiten
2 personen

Nazorg

Dranken en etenswaren opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Borden en decoratie verwijderen
3 personen
Vloeren vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Bezoekersgegevens veilig archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht aan exposanten sturen
Bedankbericht aan bezoekers sturen
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Kledinghangersaantal 20
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printersaantal 2
Kassalade
Verlengsnoerenaantal 15
Stekkerdozenaantal 15
USB-opladersaantal 8
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 12
Lichtstandaardsaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Plantenaantal 12
Tafelkledenaantal 35
Kleefgumaantal 10
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Scharenaantal 8
Snijmessenaantal 4
Plakbandrollenaantal 12
Touwaantal 4
Standnummersaantal 40
Routebordenaantal 20
Plattegrondenaantal 30
Programmaboekjesaantal 250
Naambadgesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Pennenaantal 100
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 100
Informatiebrochuresaantal 500
Folderbakkenaantal 40
Prikbordenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Schaaltjesaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2
Serveerkommenaantal 20
Schalenaantal 20
Broodmandenaantal 12
Tangenaantal 12
Snijmessenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Thermoboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Pedaalemmersaantal 8
Afvalsorteringsbakkenaantal 6

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en openingstijden vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en verwerk bezoekers- en exposantenregistraties in aparte lijsten, zodat je catering en badges niet op schattingen baseert.
Leg de standindeling vast voordat je deelnemersinformatie verstuurt. Wijs elk van de 74 stands een nummer toe en zet die nummers ook op de plattegrond, badges en bewegwijzering.
Stuur parkeerinformatie en deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin aankomsttijd, laad- en losafspraken, standnummer, contactpersoon en wat exposanten zelf moeten meenemen.
Geef catering aantallen pas door nadat de registraties en dieetwensen zijn gecontroleerd. Tel bezoekers, exposanten en organisatie afzonderlijk en houd een kleine reserve aan voor late aanmeldingen.
Plan de locatiecontrole vóór de opbouwdag. Controleer vluchtroutes, ingang, ontvangstbalie, stroompunten en verlengsnoeren; test daarnaast laptop, tablets, printers en USB-opladers voordat materialen naar de locatie gaan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een onderwijsbeurs organiseren en plannen?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de beurs met datum, locatie, tijden en exposantenwerving. Open het aanmeldformulier daarna zo snel mogelijk, zodat je registraties en catering tijdig kunt verwerken.
Wanneer stuur ik informatie naar exposanten van een onderwijsbeurs?: Stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Voeg standnummer, plattegrond, parkeerinformatie, opbouwtijd en contactgegevens van de organisatie toe.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een onderwijsbeurs?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor het plaatsen van beursbalies, tafels, stoelen, bewegwijzering en techniek. Plan extra tijd als je achtergronddoeken, verlichting, planten of andere aankleding zelf opbouwt.
Hoeveel badges en aanwezigheidslijsten moet ik voorbereiden?: Maak voor iedere geregistreerde bezoeker en exposant één badge en leg per groep een aanwezigheidslijst klaar. Print daarnaast minstens 5 extra blanco badges voor last-minute wijzigingen of verkeerd gespelde namen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.