Checklist pour organiser un salon de l’enseignement

Un salon de l’enseignement demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les stands et l’accueil dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 74 tâches et 74 éléments à prévoir, depuis l’ouverture des inscriptions jusqu’à l’installation sur place. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les listes de présence, le plan des visiteurs, le stationnement et les besoins alimentaires. Utilisez-la comme fil conducteur, puis adaptez les délais au nombre d’établissements attendus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires de la foire
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Confirmer les réservations
Vérifier les autorisations et les déclarations
Créer un plan pour les visiteurs
Imprimer le programme et les horaires d'ouverture
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les listes de présence
Préparer les badges exposants
2 personnes
Communiquer les quantités au traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les imprimés
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
Baliser l'entrée et le bureau d'accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Numéroter les stands des exposants
3 personnes
Installer les points de courant et les rallonges
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Afficher les plans
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire et de stand
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges et les livrets du programme
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Aider les exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
3 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer les panneaux et la décoration
3 personnes
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver en toute sécurité les données des visiteurs
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 35
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Cintresqté 20
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Tiroir-caisse
Rallongesqté 15
Multiprisesqté 15
Chargeurs USBqté 8
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 12
Nappesqté 35
Pâte adhésiveqté 10
Ruban adhésif double faceqté 8
Ciseauxqté 8
Couteaux de découpeqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Cordeqté 4
Numéros de standqté 40
Panneaux de directionqté 20
Plansqté 30
Brochures du programmeqté 250
Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 100
Brochures d’informationqté 500
Bacs à prospectusqté 40
Panneaux d’affichageqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 12
Thermosqté 8
Petits bolsqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Saladiers de serviceqté 20
Saladiersqté 20
Corbeilles à painqté 12
Pincesqté 12
Couteaux de découpeqté 6
Planches à découperqté 6
Thermoboxesqté 6
Pains de glaceqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Poubelles à pédaleqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 6

Conseils

Ouvrez les inscriptions des visiteurs et des exposants assez tôt pour connaître les volumes avant de confirmer les stands, les tables et les chaises. Prévoyez une relance au moins 7 jours avant la date limite.
Attribuez les numéros de stand uniquement après avoir recueilli les besoins de chaque exposant. Envoyez ensuite un document unique avec le numéro, les horaires, le stationnement et les consignes d’arrivée.
Préparez les badges visiteurs, les badges exposants et les listes de présence séparément. Imprimez une réserve d’environ 10 % pour gérer les inscriptions tardives, les erreurs et les changements de dernière minute.
Transmettez au traiteur le nombre de repas et les besoins alimentaires après la clôture des inscriptions, puis vérifiez les quantités avec la liste des courses au plus tard la veille. Les oublis concernent souvent les régimes particuliers et les boissons pour l’équipe.
Le jour de l’installation, vérifiez d’abord les issues de secours et le chemin jusqu’à l’accueil avant de poser la signalétique. Gardez sur place des rallonges, multiprises, chargeurs USB, ruban adhésif, ciseaux et pâte adhésive pour les ajustements des stands.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l’enseignement ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date et les horaires sont publiés. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le salon afin de finaliser les stands, les badges, les listes de présence et le traiteur.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Invitez les établissements et organismes plusieurs semaines avant l’événement, puis relancez les non-répondants 7 à 10 jours avant la clôture. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et d’attribuer les numéros de stand.
Que faut-il imprimer pour un salon de l’enseignement ?: Prévoyez le programme, les horaires d’ouverture, le plan destiné aux visiteurs, les badges nominatifs et les listes de présence. Imprimez une réserve d’environ 10 % pour les ajouts et corrections du jour même.
Que vérifier sur le lieu la veille du salon ?: Contrôlez les autorisations, les issues de secours, l’accès au site, l’emplacement de l’accueil et le balisage de l’entrée. Vérifiez aussi que le mobilier, les équipements électriques et le matériel d’impression sont bien acheminés au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.