Checklist para organizar una feria educativa sin olvidar nada

Una feria educativa necesita más que stands y un programa. Hay que coordinar expositores, visitantes, inscripciones, permisos, aparcamiento, catering y la circulación dentro del recinto. Esta checklist reúne 74 tareas y 74 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde publicar la fecha hasta preparar la recepción. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: la información para participantes, las acreditaciones, el mapa de visitantes y la comprobación de rutas de evacuación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios de la feria
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Definir la distribución de los puestos
2 personas
Asignar números de stand
Enviar información a los participantes
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Confirmar las reservas
Comprobar permisos y notificaciones
Crear un mapa para los visitantes
Imprimir el programa y los horarios de apertura
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar las listas de asistencia
Preparar acreditaciones para expositores
2 personas
Comunicar las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los impresos
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar la ubicación y las rutas de evacuación
2 personas
Marcar la entrada y el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Numerar los stands de los expositores
3 personas
Colocar puntos de electricidad y alargadores
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar puntos de información
2 personas
Colgar planos
2 personas
Colocar los carteles de ruta y de puestos
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Dejar preparados los badges y los programas
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Revisar y reponer los baños
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
4 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
3 personas
Cerrar el mostrador de registro
2 personas

Seguimiento

Recoger bebidas y alimentos
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar platos y decoración
3 personas
Barrer y fregar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Archivar de forma segura los datos de los visitantes
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 4
Mesascant. 35
Sillascant. 180
Mesas altascant. 10
Taburetescant. 20
Perchascant. 20
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresorascant. 2
Cajón de la caja registradora
Cables alargadorescant. 15
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Teléfono móvilcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 12
Soportes de iluminacióncant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Plantascant. 12
Mantelescant. 35
Masilla adhesivacant. 10
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Tijerascant. 8
Cuchillos de cortecant. 4
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Cuerdacant. 4
Números de standcant. 40
Señales de rutacant. 20
Planoscant. 30
Programascant. 250
Credencialescant. 250
Portabadgescant. 250
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 100
Folletos informativoscant. 500
Expositores para folletoscant. 40
Tableros de corchocant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 12
Termoscant. 8
Cuencoscant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Cuencos de serviciocant. 20
Bandejascant. 20
Cestas de pancant. 12
Pinzascant. 12
Cuchillos de cortecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cajas térmicascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Recogedor y escobacant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Cubos de pedalcant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Consejos

Publica la fecha y los horarios antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 3 semanas para que expositores y visitantes puedan organizarse y comunica desde el principio las horas de montaje y apertura.
Cierra primero la distribución de los puestos y después asigna los números de stand. Envía a cada expositor su ubicación, las indicaciones de aparcamiento y la información práctica en un único mensaje, como mínimo 7 días antes.
No esperes al último día para calcular el catering. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comunica las cantidades definitivas al proveedor entre 3 y 5 días antes de la feria.
Prepara por separado el material de recepción: acreditaciones, listas de asistencia, programa, mapa y acreditaciones de expositores. Clasificar los impresos por uso evita buscar documentos mientras llegan los primeros visitantes.
Haz una comprobación técnica en el lugar antes de trasladar todo el material. Prueba portátil, tablets, impresoras, alargadores, regletas y cargadores, y revisa la entrada, las rutas de evacuación y la señalización de recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?: Empieza al menos 6 semanas antes para publicar la fecha, invitar a expositores y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar participantes, imprimir materiales y comprobar el recinto.
¿Cuándo deben cerrarse las inscripciones de una feria educativa?: Cierra las inscripciones de visitantes entre 3 y 7 días antes, según el aforo y el catering. Las inscripciones de expositores conviene cerrarlas antes para poder definir los puestos y asignar los números de stand.
¿Qué información hay que enviar a los expositores?: Envía la ubicación y el número de stand, los horarios, las indicaciones de aparcamiento, las instrucciones de montaje y un contacto del equipo. Hazlo al menos 7 días antes y reenvía una confirmación 24 horas antes.
¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y el programa?: Prepara las acreditaciones, las listas de asistencia, el programa y el mapa entre 2 y 3 días antes. Imprime algunos ejemplares adicionales para cubrir cambios de última hora y visitantes no previstos.

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