Bildungsmesse organisieren: der Ablauf als Checkliste

Bei einer Bildungsmesse laufen viele Anmeldungen, Ausstellerdaten und praktische Vorbereitungen gleichzeitig zusammen. Lege zuerst Messetermin, Öffnungszeiten und Anmeldewege fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Standaufteilung, Besucherinformationen, Genehmigungen und die Planung von Empfang, Technik und Catering. In den letzten Tagen zählt vor allem, dass Namensschilder, Ausweise, Anwesenheitslisten und alle Materialien am Veranstaltungsort ankommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Zeiten veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Aussteller einladen
2 Personen
Ausstellerregistrierungen bearbeiten
2 Personen
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung festlegen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Parkinformationen versenden
Reservierungen bestätigen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Besucherplan erstellen
Programm und Öffnungszeiten drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anwesenheitslisten vorbereiten
Ausstellerausweise vorbereiten
2 Personen
Catering-Mengen durchgeben
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Drucksachen sortieren
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Veranstaltungsort und Fluchtwege prüfen
2 Personen
Eingang und Empfangstresen kennzeichnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Ausstellerstände nummerieren
3 Personen
Stromanschlüsse und Verlängerungskabel verlegen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Infopunkte einrichten
2 Personen
Pläne aufhängen
2 Personen
Richtungs- und Standschilder anbringen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Ausweise und Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
4 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Besucherströme lenken
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Aussteller unterstützen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller auschecken
3 Personen
Registrierungstresen schließen
2 Personen

Nachbereitung

Getränke und Speisen aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Teller und Dekoration entfernen
3 Personen
Böden fegen und wischen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Besucherdaten sicher archivieren
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachricht an Aussteller senden
Dankesnachricht an Besucher senden
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 4
TischeAnz. 35
StühleAnz. 180
StehtischeAnz. 10
HockerAnz. 20
KleiderbügelAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
DruckerAnz. 2
Kassenschale
VerlängerungskabelAnz. 15
VerlängerungskabelAnz. 15
USB-LadegeräteAnz. 8
MobiltelefonAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 12
LichtständerAnz. 6

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
PflanzenAnz. 12
TischdeckenAnz. 35
KlebestiftAnz. 10
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
SchneidemesserAnz. 4
KlebebandrollenAnz. 12
SeilAnz. 4
StandnummernAnz. 40
WegweiserAnz. 20
PläneAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 250
NamensschilderAnz. 250
BadgehalterAnz. 250
StifteAnz. 100
KlemmbretterAnz. 8
NotizblöckeAnz. 100
InformationsbroschürenAnz. 500
ProspektständerAnz. 40
PinnwändeAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
KannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
SchälchenAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenwaagenAnz. 2
ServierschalenAnz. 20
SchüsselnAnz. 20
BrotkörbeAnz. 12
ZangenAnz. 12
SchneidemesserAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
ThermoboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
TretmülleimerAnz. 8
MülltrennbehälterAnz. 6

Tipps

Veröffentliche Termin und Öffnungszeiten mindestens 8 Wochen vorher und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. So hast du genug Zeit, Aussteller- und Besucheranmeldungen zu bearbeiten.
Plane die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Aussteller bestätigt sind. Vergib danach Standnummern und verschicke Teilnehmerinformationen mit Anreise-, Park- und Reservierungshinweisen.
Prüfe spätestens 2 Wochen vor der Messe Genehmigungen, Meldungen, Fluchtwege und die geplante Besucherführung. Markiere Eingang und Empfangstresen so, dass Besucher sie vom Zugang aus erkennen.
Gib Cateringmengen nicht nach Gefühl durch: Nutze die Zahl der bestätigten Teilnehmer und ergänze eine kleine Reserve. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und übertrage sie in die Bestellung.
Sortiere Drucksachen und Technik am Vortag nach Einsatzort. Packe Namensschilder, Anwesenheitslisten, Ausstellerausweise, Laptop, Tablets, Drucker, Verlängerungskabel und USB-Ladegeräte getrennt und bringe alles gemeinsam zum Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Bildungsmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. In diesem Zeitraum kannst du Aussteller einladen, Anmeldungen bearbeiten, die Standaufteilung festlegen und Informationen rechtzeitig verschicken.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Bildungsmesse öffnen?: Öffne das Formular direkt nach der Veröffentlichung von Termin und Öffnungszeiten, am besten 8 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vor der Messe, damit Listen und Cateringmengen noch erstellt werden können.
Was muss eine Bildungsmesse am Empfang bereithalten?: Plane Namensschilder, Anwesenheitslisten, Ausstellerausweise und gedruckte Informationen ein. Lege zusätzlich mindestens einen Laptop oder ein Tablet sowie einen Drucker bereit, falls vor Ort Daten geprüft oder Schilder nachgedruckt werden müssen.
Wann sollte die Standaufteilung für eine Bildungsmesse fertig sein?: Schließe die Standaufteilung etwa 2 bis 3 Wochen vor der Messe ab. Danach kannst du Standnummern zuweisen, Ausstellerinformationen verschicken und prüfen, ob Tische, Stühle, Stehtische, Hocker und Stromanschlüsse passend eingeplant sind.

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