Checklist voor een ondernemerstraining organiseren
Een ondernemerstraining vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt trainers, aanmeldingen, presentaties, werkbladen, catering en techniek in een vaste volgorde. Begin met datum, locatie en begroting, en werk daarna toe naar een bevestigde deelnemerslijst en een getest programma. Let vooral op onderdelen die vaak te laat komen: dieetwensen, HDMI-kabels, certificaten en de laatste controle van materialen. Met deze checklist houd je alle 51 taken en 38 benodigdheden bij elkaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Trainingsprogramma opstellen
Trainers en gastsprekers vastleggen
Begroting en deelnemersprijs bepalen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestigingen naar deelnemers sturen
Catering reserveren
Benodigde materialen reserveren
Trainingsruimte reserveren
Presentaties verzamelen
Werkbladen voorbereiden
Naamkaartjes maken
Certificaten voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Techniek vooraf testen
2 personen
Deelnemersaantallen bevestigen
Event
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Trainingsruimte openen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentaties klaarzetten
Werkmappen uitdelen
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Trainingsblok begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Trainingsblok begeleiden
2 personen
Buffet en lunch serveren
3 personen
Servies en tafels afruimen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Netwerkborrel serveren
2 personen
Certificaten uitreiken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verwijderen
2 personen
Trainingsruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidsgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Wijnglazenaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffielepelsaantal 50
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 4
- Kurkentrekkeraantal 2
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 50
- Tafelkledenaantal 8
- Pennenaantal 60
- Notitieblokkenaantal 50
- Werkmappenaantal 50
- Certificatenaantal 50
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, trainingsruimte en trainers eerst vast. Doe dat bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zodat je programma, uitnodigingen en catering op tijd kunt afstemmen.
- Sluit aanmeldingen niet af zonder een deelnemerslijst bij te werken. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de training en bevestig daarna het definitieve aantal aan de cateraar.
- Verzamel presentaties en werkbladen minimaal 3 werkdagen vooraf. Controleer of de laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen samen werken.
- Maak naamkaartjes en certificaten pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Print 1 exemplaar per deelnemer en neem een kleine reserve mee voor last-minute wijzigingen.
- Open de trainingsruimte minstens 60 minuten voor de start. Zet registratie, koffie en thee klaar en test de draadloze microfoon en presentatie voordat deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een ondernemerstraining organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, trainers en begroting. Reserveer de trainingsruimte en catering zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
- Wanneer moet ik de deelnemers van een ondernemerstraining bevestigen?
- Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de training. Vermeld daarin het programma, de locatie, de starttijd en eventuele praktische informatie.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een ondernemerstraining verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit en controleer ze 7 dagen vooraf nog een keer. Bevestig daarna het deelnemersaantal en de catering samen.
- Hoe lang van tevoren moet ik de techniek testen voor een ondernemerstraining?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en stroomvoorziening uiterlijk 1 werkdag vooraf. Doe op de trainingsdag zelf nog een korte controle voordat de eerste deelnemer arriveert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!