Checklist pour organiser une formation d’entrepreneuriat

Une formation d’entrepreneuriat demande plus qu’une salle et quelques présentations. Il faut coordonner les formateurs, le programme, les inscriptions, le matériel technique et l’accueil des participants dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à suivre les étapes, depuis le choix de la date jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les certificats et les tests de connexion.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Établir le programme d’entraînement
Réserver les formateurs et les intervenants
Définir le budget et le prix par participant
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer les confirmations aux participants
Réserver le catering
Réserver le matériel nécessaire
Réserver la salle d’entraînement
Rassembler les présentations
Préparer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Préparer les certificats
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Confirmer le nombre de participants

Événement

Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la salle d'entraînement
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les présentations
Distribuer les classeurs de travail
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
Servir le buffet et le déjeuner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle et les tables
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Servir le cocktail réseau
2 personnes
Remettre les certificats
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle d’entraînement
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker la restauration restante
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 50
Dossiers de travailqté 50
Certificatsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant de confirmer les intervenants : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour coordonner le programme, les disponibilités et les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et arrêtez le nombre de participants au plus tard 3 jours avant la formation, afin d’ajuster le catering.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les rallonges la veille. Gardez aussi un adaptateur et des multiprises accessibles dans la salle.
Préparez les badges nominatifs, les feuilles de travail et les certificats avant le jour J. Comptez un exemplaire par participant, plus 5 % de réserve pour les corrections ou inscriptions tardives.
Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe : installez les tables, les chaises, le paperboard, le café, le thé et la table d’inscription avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation d’entrepreneuriat ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et les formateurs, de promouvoir la formation, de traiter les inscriptions et de commander le catering.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Confirmez le nombre définitif au moins 3 jours avant la formation. Transmettez en même temps les allergies et les régimes alimentaires recueillis lors de l’inscription.
Que faut-il tester avant une formation d’entrepreneuriat ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro sans fil et les prises électriques la veille. Faites également un essai de présentation avec les fichiers réellement utilisés.
À quelle heure ouvrir la salle de formation ?: Ouvrez-la 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Vous aurez ainsi le temps d’installer les places, les badges, les supports de travail, le café et la table d’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.