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Checkliste für eine gut vorbereitete Unternehmerschulung

Eine Unternehmerschulung braucht mehr als ein Trainingsprogramm und einen reservierten Raum. Du koordinierst Trainer, Gastredner, Anmeldungen, Präsentationen, Arbeitsblätter und die Technik so, dass am Schulungstag nichts gesucht werden muss. Plane außerdem Namensschilder, Zertifikate, Ernährungswünsche sowie Kaffee und Wasser frühzeitig ein. Die Checkliste führt dich von der Termin- und Budgetplanung bis zum Öffnen des Trainingsraums.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Trainingsprogramm erstellen

  • Trainer und Gastredner festlegen

  • Budget und Teilnehmerpreis festlegen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Bestätigungen an Teilnehmer senden

  • Catering reservieren

  • Benötigte Materialien reservieren

  • Trainingsraum reservieren

  • Präsentationen sammeln

  • Arbeitsblätter vorbereiten

  • Namensschilder erstellen

  • Zertifikate vorbereiten

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Technik vorab testen

    2 Personen

  • Teilnehmerzahlen bestätigen

Event

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Trainingsraum öffnen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Arbeitsmappen verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Trainingsblock begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Trainingsblock begleiten

    2 Personen

  • Buffet und Mittagessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Tische abräumen

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    2 Personen

  • Zertifikate ausgeben

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Trainingsraum reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

  • Dankesnachricht versenden

  • Anwesenheitsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Kabelloses Mikrofon
  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-MarkerAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 50

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 8
  • StifteAnz. 60
  • NotizblöckeAnz. 50
  • ArbeitsmappenAnz. 50
  • ZertifikateAnz. 50

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane zusätzlich Zeit für Anreise, Aufbau und einen Techniktest ein; Beamer, Laptop, HDMI-Kabel und Mikrofon sollten vor Beginn angeschlossen und geprüft werden.
  • Halte Anmeldungen nicht nur nach Namen fest. Erfasse auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Teilnehmerliste bis kurz vor der Schulung, damit Catering, Sitzplätze, Namensschilder und Zertifikate zur tatsächlichen Zahl passen.
  • Fordere Präsentationen und Arbeitsblätter spätestens eine Woche vor dem Termin von allen Trainern an. So kannst du Dateien auf einem Laptop sammeln, Ausdrucke vorbereiten und fehlende Unterlagen noch rechtzeitig nachfordern.
  • Plane die Registrierung am Eingang mit Tisch, Namensschildern, Stiften und Teilnehmerliste. Öffne den Trainingsraum mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Start, damit Anmeldung, Kaffee und Technik parallel vorbereitet werden können.
  • Prüfe am Vortag die komplette Einkaufsliste und bringe Materialien gesammelt zum Veranstaltungsort. Rechne bei Getränken nicht nur mit Kaffee: Wasser, Tassen, Gläser, Kaffeelöffel und Thermoskannen werden bei einer mehrstündigen Schulung schnell übersehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Unternehmerschulung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget, Trainern und Gastrednern. Verschicke die Einladungen anschließend etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Schulungstermin.
Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für die Unternehmerschulung bestätigen?
Hole die verbindliche Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vorher ein. Dann kannst du Catering, Sitzordnung, Namensschilder, Arbeitsblätter und Zertifikate passend vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Unternehmerschulung?
Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Registrierungstisch, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Flipchart und Getränke ein. Öffne den Trainingsraum zusätzlich 30 Minuten vor Beginn für die ersten Teilnehmer.
Was wird bei einer Unternehmerschulung häufig vergessen?
Oft fehlen HDMI- oder Verlängerungskabel, geladene Präsentationen, Namensschilder und Zertifikate. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und teste die Technik noch einmal vor dem Einlass.

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