Checklist para organizar una formación de emprendedores
Organizar una formación para emprendedores requiere coordinar programa, ponentes, participantes y recursos sin dejar decisiones para el último día. Empieza fijando la fecha, la sala y el presupuesto; después trabaja las inscripciones y confirma las necesidades de cada asistente. Durante la última semana, cierra el número definitivo, recopila las presentaciones y revisa la técnica. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los materiales necesarios para que la sesión empiece a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Elaborar el programa de entrenamiento
Concretar formadores y ponentes invitados
Definir el presupuesto y el precio por participante
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar confirmaciones a los participantes
Reservar el catering
Reservar el material necesario
Reservar sala de formación
Recopilar las presentaciones
Preparar hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Preparar los certificados
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Probar la técnica con antelación
2 personas
Confirmar el número de participantes
Evento
Preparar café y té
2 personas
Abrir la sala de entrenamiento
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar las presentaciones
Repartir carpetas de trabajo
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la bienvenida
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
Servir el buffet y el almuerzo
3 personas
Retirar la vajilla y las mesas
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Servir el cóctel de networking
2 personas
Entregar certificados
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala de entrenamiento
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la catering sobrante
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar los datos de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de registro
- Taburetescant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Copas de vinocant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 50
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Mantelescant. 8
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 50
- Carpetas de trabajocant. 50
- Certificadoscant. 50
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y el presupuesto antes de abrir las inscripciones. Así puedes definir el precio por participante y comunicar horarios, aforo y condiciones sin cambios posteriores.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y pásalas al catering al menos 7 días antes. El número final de participantes conviene confirmarlo de nuevo entre 48 y 72 horas antes.
- Solicita las presentaciones de los formadores con varios días de margen y prueba cada portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargador y regleta antes de la jornada. Lleva también una copia de los archivos.
- Prepara con antelación las tarjetas con nombres, certificados, hojas de trabajo, blocs de notas y bolígrafos. Calcula una unidad por participante y añade al menos 5 unidades de reserva para errores o asistentes de última hora.
- Abre la sala con tiempo suficiente para colocar mesas, sillas y la mesa de registro, preparar café y té, y comprobar el sonido. Una revisión final 60 minutos antes evita buscar cables, tazas o rotuladores cuando ya llegan los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación para emprendedores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan ponentes invitados y necesitas promocionar el evento. Reserva la sala y el catering al principio; deja cerrados materiales, presentaciones y certificados durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de participantes?
- Haz una primera previsión al cerrar las inscripciones y confirma el número definitivo entre 48 y 72 horas antes. Usa esa cifra para ajustar el catering, las sillas, las hojas de trabajo y los certificados.
- ¿Qué material técnico necesito para una formación de emprendedores?
- Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla de proyección, cable HDMI, alargadores y regletas. Si habrá intervenciones para un grupo grande, comprueba también el micrófono inalámbrico y prueba todo al menos un día antes.
- ¿Cuándo debo preparar el café y el material de registro?
- Coloca la mesa de registro, las tarjetas con nombres y los bolígrafos antes de abrir la sala. Prepara el café y el té entre 30 y 60 minutos antes del inicio, según el número de asistentes y la capacidad de las máquinas o termos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!