Netwerkmarkt organiseren: een checklist die werkt

Een netwerkmarkt vraagt om meer dan stands en bezoekers. Je regelt tegelijk de aanmeldingen van standhouders, de plattegrond, naamkaartjes, catering, techniek en vrijwilligers. Begin met datum, locatie en doelgroep en werk daarna toe naar een definitief programma en een duidelijke deelnemerslijst. Plan de laatste controles ruim vóór de opening, zodat leveringen, microfoons, verlichting en dieetwensen niet op het laatste moment moeten worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Standhouders selecteren
3 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouderslijst bijwerken
Standhoudersinformatie versturen
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Meubilair reserveren
Verlichting reserveren
Naamkaartjes ontwerpen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Presentator briefen
Leveringen bevestigen
2 personen
Laatste uitnodiging versturen
Aanmeldingen afsluiten
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Standhouderspakketten samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Tafelkleden en decoratie plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
Techniek en presentator klaarzetten
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Openingswoord verzorgen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Netwerkactiviteit begeleiden
2 personen
Licht en geluid bedienen
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
Nieuwe bezoekers registreren
2 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Standhouders helpen afbreken
4 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inladen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktstafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Klapstoelenaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2
Laptopladersaantal 2
Presentatiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Waterkannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Standbordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Prikbordenaantal 4
Klembordenaantal 12
Fotowand
Plantenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlenstickersaantal 24
Informatiebannersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen
Koelkrattenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Koffiefiltersaantal 200
Thermosbekersaantal 20
Flessenwaterkrattenaantal 6
Barbladenaantal 6
IJslepelsaantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 150
Lanyardsaantal 150
Pennenaantal 40
Registratieformulierenaantal 150
Bezoekersbadgesaantal 150
Standhoudersbadgesaantal 30
Polsbandjesaantal 150
Clipboardsaantal 12

Communicatie

Programmaflyersaantal 150
Standhouderskaartenaantal 30
Routekaartenaantal 150
Informatiefoldersaantal 150
Briefpapieraantal 100
Plakbandaantal 8
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 6
Markersaantal 24
Pennenbakjesaantal 8
Naamstickersaantal 200
Kabelbindersaantal 100
Touwaantal 2
Nietmachineaantal 2
Nietjesaantal 4
Punaiseaantal 200
A4-kokersaantal 4

Tips

Leg de standhouderslijst uiterlijk twee weken voor de netwerkmarkt vast. Dan kun je de plattegrond, standhoudersinformatie en naamkaartjes maken zonder telkens opnieuw te schuiven.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement en druk de deelnemerslijst daarna pas af. Houd een paar lege naamkaartjes achter voor late wijzigingen of bezoekers die zich ter plaatse melden.
Controleer per stand hoeveel ruimte nodig is en noteer aansluitingen voor laptop, presentatiescherm of andere apparatuur. Reserveer verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels voordat de inrichting begint.
Plan catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en verwerk dieetwensen in de bestelling. Zet buffettafels, koffiekannen, kopjes, glazen en servies op een aparte leveringscontrole.
Brief vrijwilligers en presentator uiterlijk één week vooraf. Geef hen de plattegrond, het programma, de standhouderslijst en de contactgegevens van degene die leveringen en techniek opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerkmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en doelgroep. Gebruik de laatste 2 weken voor definitieve standhouders, catering, inrichting, techniek en deelnemerscommunicatie.
Wanneer moet ik standhouders voor een netwerkmarkt benaderen?: Benader standhouders ongeveer 8 weken voor de markt, zodat zij tijd hebben om zich aan te melden. Stuur de praktische standhoudersinformatie uiterlijk 2 weken vooraf, nadat de plattegrond en het programma vaststaan.
Hoeveel naamkaartjes moet ik voor een netwerkmarkt voorbereiden?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer en standhouder één naamkaartje en voeg minimaal 5 extra blanco kaartjes toe. Print de definitieve deelnemerslijst pas na het sluiten van de aanmeldingen, meestal 2 tot 3 dagen voor de markt.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een netwerkmarkt?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en controleer ze opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten. Bestel de catering uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf op basis van de definitieve aantallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.