Checklist pour organiser un salon de réseautage

Un salon de réseautage se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, le public et les exposants, puis les inscriptions et la logistique. Cette checklist vous aide à coordonner les stands, les badges, le mobilier, le catering et l’équipe sur place. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, finaliser le programme et traiter les besoins alimentaires. Gardez une liste unique des participants et des exposants pour éviter les doublons le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Sélectionner les exposants
3 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des exposants
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver le mobilier
Réserver l’éclairage
Concevoir les badges nominatifs
Créer le plan des stands
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Briefer l’animateur
Confirmer les livraisons
2 personnes
Envoyer la dernière invitation
Clôturer les inscriptions
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les kits des exposants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les nappes et la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
Préparer la technique et l’animateur
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
Gérer la lumière et le son
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Enregistrer les nouveaux visiteurs
2 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Préparer le mot de clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Aider les exposants à démonter
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 120
Chaises pliantesqté 10
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 16
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Écran de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Panneaux de standqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux d’affichageqté 4
Presse-papiersqté 12
Mur photo
Plantesqté 12
Décorations de tableqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Autocollants flèchesqté 24
Bannières d’informationqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
Caisses réfrigéréesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Bains-marieqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Filtres à caféqté 200
Mugs isothermesqté 20
Caisses d’eau en bouteillesqté 6
Sous-mains de barqté 6
Cuillères à glaceqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Lanyardsqté 150
Stylosqté 40
Formulaires d’inscriptionqté 150
Badges visiteursqté 150
Badges des exposantsqté 30
Braceletsqté 150
Presse-papiersqté 12

Communication

Flyers du programmeqté 150
Cartes des exposantsqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Brochures d’informationqté 150
Papier à en-têteqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 24
Pots à stylosqté 8
Étiquettes nominativesqté 200
Serre-câblesqté 100
Cordeqté 2
Agrafeuseqté 2
Agrafesqté 4
Punaiseqté 200
Tubes A4qté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants : leur participation dépend souvent de l’accessibilité, de la capacité et de l’aménagement des stands.
Prévoyez la clôture des inscriptions plusieurs jours avant l’événement. Il vous restera ainsi du temps pour imprimer la liste des participants et préparer les badges nominatifs.
Demandez les besoins alimentaires directement dans le formulaire d’inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur après la clôture des inscriptions.
Dessinez le plan des stands avant de réserver les tables, tabourets et chaises. Vérifiez aussi les passages, les prises électriques et l’emplacement de l’écran de présentation.
Organisez un briefing court pour les bénévoles et l’animateur avant l’ouverture. Indiquez qui accueille les participants, qui accompagne les exposants et qui gère les livraisons.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de réseautage ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la définition du public cible et la sélection des exposants.
Quand fermer les inscriptions à un salon de réseautage ?: Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de finaliser le catering, d’imprimer la liste des participants et de préparer les badges.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, la signalétique, le matériel audio et les badges. Ajoutez du temps si plusieurs exposants apportent leur propre équipement.
Que faut-il confirmer avec les exposants avant le salon ?: Envoyez les informations finales 5 à 7 jours avant l’événement. Confirmez l’horaire d’arrivée, le nombre de personnes, les besoins électriques, le contenu du stand et le plan d’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.