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Netzwerkmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Netzwerkmesse steht und fällt mit guter Vorbereitung: Aussteller müssen rechtzeitig zusagen, Besucher brauchen klare Informationen und am Veranstaltungstag muss jeder Stand auffindbar sein. Plane zuerst Zielgruppe, Datum und Ort, danach Anmeldungen, Programm und Standaufteilung. Technik, Mobiliar, Catering und Namensschilder werden oft zu spät bestellt oder vorbereitet. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation und hilft dir, die letzten Aufgaben vor dem Einlass nicht zu übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerzielgruppe festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber auswählen

    3 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste aktualisieren

  • Informationen für Aussteller senden

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Möbel reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Namensschilder entwerfen

  • Standplan erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Moderator briefen

  • Lieferungen bestätigen

    2 Personen

  • Letzte Einladung versenden

  • Anmeldungen schließen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Ausstellerpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Sitzplätze aufstellen

    3 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Tischdecken und Deko platzieren

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Technik und Moderator vorbereiten

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Networking-Aktivität betreuen

    2 Personen

  • Licht und Ton bedienen

  • Teilnehmerfragen beantworten

    2 Personen

  • Neue Besucher registrieren

    2 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Abschlusswort halten

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreibern beim Abbau helfen

    4 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarkttischeAnz. 12
  • BistrotischeAnz. 8
  • StühleAnz. 120
  • KlappstühleAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 16
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Drucker
  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • Laptop-LadegeräteAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Dekoration

  • StandbeschilderungAnz. 12
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • PinnwändeAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 12
  • Fotowand
  • PflanzenAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 16
  • WimpelkettenAnz. 8
  • PfeilaufkleberAnz. 24
  • InformationsbannerAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe
  • KühlkistenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaffeefilterAnz. 200
  • ThermobecherAnz. 20
  • Kisten mit FlaschenwasserAnz. 6
  • BarunterlagenAnz. 6
  • EislöffelAnz. 4

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 150
  • LanyardsAnz. 150
  • StifteAnz. 40
  • RegistrierungsformulareAnz. 150
  • BesucherbadgesAnz. 150
  • AusstellerbadgesAnz. 30
  • ArmbänderAnz. 150
  • KlemmbretterAnz. 12

Kommunikation

  • ProgrammflyerAnz. 150
  • AusstellerkartenAnz. 30
  • RoutenpläneAnz. 150
  • InformationsbroschürenAnz. 150
  • BriefpapierAnz. 100
  • KlebebandAnz. 8
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • SchereAnz. 6
  • MarkerAnz. 24
  • StiftehalterAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • KabelbinderAnz. 100
  • SeilAnz. 2
  • HeftgerätAnz. 2
  • KlammernAnz. 4
  • ReißzweckeAnz. 200
  • A4-RöhrenAnz. 4

Tipps

  • Schließe die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Netzwerkmesse. Dann kannst du die Teilnehmerliste drucken, Namensschilder vorbereiten und Ernährungswünsche verbindlich an das Catering weitergeben.
  • Fordere von jedem Standbetreiber spätestens 10 Tage vorher die benötigten Informationen an. Aktualisiere daraus den Standplan und sende allen Ausstellern rechtzeitig Aufbauzeiten, Lageplan und Ablauf.
  • Bestelle Mobiliar und Technik nicht erst für den Veranstaltungstag. Plane Markttische, Bistrotische, Stühle, Beleuchtung, Präsentationsbildschirm und Beschallungsanlage so ein, dass Lieferungen und Funktionstests mindestens 2 Stunden vor Beginn abgeschlossen sind.
  • Rechne bei einer dreistündigen Netzwerkmesse pro Person mit mindestens 2 Wassergläsern und 2 Tassen oder Getränken. Kläre außerdem Teller, Besteck, Servierlöffel, Schälchen und ausreichend Kaffeekannen mit dem Catering ab.
  • Lege für Laptop, Drucker, Ladestationen und Präsentationsbildschirm mindestens 2 getrennte Stromkreise oder klar markierte Anschlüsse fest. Packe Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Laptop-Ladegeräte in eine beschriftete Technikbox, damit am Aufbau niemand suchen muss.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Netzwerkmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Zielgruppe und der Auswahl der Standbetreiber. Einladungen und Ausstelleransprache sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte man die Aussteller für eine Netzwerkmesse anschreiben?
Schreibe potenzielle Standbetreiber 6 bis 8 Wochen vor der Messe an und setze eine Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen. Die endgültige Ausstellerliste und der Standplan sollten spätestens 10 Tage vor Beginn feststehen.
Wann muss man die Anmeldungen für eine Netzwerkmesse schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben dir mehrere Arbeitstage für Teilnehmerliste, Namensschilder, Cateringzahlen und letzte Informationen an die Aussteller.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Netzwerkmesse?
Plane mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein, bei vielen Ständen eher 3 bis 4 Stunden. Mobiliar, Beleuchtung, Kabel, Präsentationstechnik und Beschallung sollten vor dem Einlass getestet werden.

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