Checklist para organizar una feria de networking

Organizar una feria de networking requiere coordinar expositores, participantes, espacios y proveedores en un orden claro. Empieza por definir la fecha, el lugar y el perfil de asistentes; después cierra las inscripciones y concreta el programa. Reserva con antelación el mobiliario, la iluminación, el sonido y el catering. Esta checklist reúne 75 tareas y 98 materiales para que no llegues al montaje sin nombres impresos, conexiones eléctricas o información para los expositores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
Seleccionar a los expositores
3 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de expositores
Enviar información a los expositores
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Reservar mobiliario
Reservar la iluminación
Diseñar tarjetas de nombre
Hacer el plano de los stands
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Informar al presentador
Confirmar entregas
2 personas
Enviar la invitación final
Cerrar inscripciones
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los paquetes para expositores
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar mesas de stand
4 personas
Colocar mesas y asientos
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar los manteles y la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
Preparar la técnica y al presentador
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Dar el discurso de apertura
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar la actividad de networking
2 personas
Manejar luces y sonido
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
Registrar nuevos visitantes
2 personas
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Pronunciar las palabras de cierre
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Ayudar a los expositores a desmontar
4 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cargar los materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de mercadocant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 120
Sillas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Mantelescant. 16
Papeleracant. 8

Equipo

Portátil
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Enrollacablescant. 2
Cargadores de portátilcant. 2
Pantalla de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Jarras de aguacant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Carteles de standcant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Tableros de corchocant. 4
Portapapelescant. 12
Photowall
Plantascant. 12
Decoraciones de mesacant. 16
Guirnaldascant. 8
Pegatinas de flechascant. 24
Banners informativoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras
Cajas isotérmicascant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Chafing dishescant. 4
Bandejas para servircant. 12
Filtros de cafécant. 200
Vasos térmicoscant. 20
Cajas de agua embotelladacant. 6
Bandejas de barcant. 6
Cucharillas para heladocant. 4

Registro

Tarjetas de nombrecant. 150
Lanyardscant. 150
Bolígrafoscant. 40
Formularios de registrocant. 150
Credenciales para visitantescant. 150
Credenciales para expositorescant. 30
Pulserascant. 150
Portapapelescant. 12

Comunicación

Folletos del programacant. 150
Tarjetas para expositorescant. 30
Mapas de rutacant. 150
Folletos informativoscant. 150
Papeleríacant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Cinta americanacant. 4
Tijerascant. 6
Marcadorescant. 24
Portalápicescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 200
Bridascant. 100
Cuerdacant. 2
Grapadoracant. 2
Grapascant. 4
Chinchetacant. 200
Tubos para A4cant. 4

Consejos

Cierra la selección de expositores antes de enviar la información definitiva. Pide a cada uno el nombre que debe aparecer en su tarjeta, sus necesidades eléctricas y el material que llevará.
Define el plano de los stands cuando conozcas el número final de expositores. Deja pasillos de circulación y comprueba que cada mesa tenga acceso a una regleta o a un punto de carga si lo necesita.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no la víspera. Envía el número confirmado al catering al cerrar las inscripciones y conserva una lista separada para las opciones especiales.
Haz una prueba técnica con el portátil, la pantalla, los micrófonos inalámbricos y los altavoces antes de abrir las puertas. Lleva cables alargadores, regletas y enrollacables para resolver cambios de última hora sin dejar cables sueltos.
Prepara las tarjetas de nombre y la lista de participantes después del cierre de inscripciones. Imprime algunas tarjetas en blanco y asigna al menos 2 personas para recibir asistentes y corregir cambios en los primeros 30 minutos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de networking?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, seleccionar expositores y abrir las inscripciones. Cierra el programa, el catering y el plano de los stands entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una feria de networking?: Ciérralas entre 3 y 5 días antes si necesitas imprimir tarjetas de nombre y confirmar el catering. Si el lugar tiene aforo limitado, establece el cierre en cuanto alcances el 90 % de la capacidad.
¿Cuántos expositores caben en una feria de networking?: Depende del espacio y del tamaño de las mesas, pero calcula aproximadamente 2 a 3 metros cuadrados por stand, incluyendo el paso delante de la mesa. Deja además pasillos de al menos 1,2 metros para que circulen los asistentes.
¿Cuánto catering pedir para una feria de networking?: Para una recepción de 2 a 3 horas, calcula entre 6 y 8 piezas por persona si habrá aperitivos, además de una bebida sin alcohol por persona y café para aproximadamente el 60 % de los asistentes. Añade opciones vegetarianas y separa las cantidades según las preferencias dietéticas registradas.

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