Bakkerijbeurs organiseren: checklist en planning

Een bakkerijbeurs vraagt om meer dan stands en bezoekers. Je moet exposanten op tijd vastleggen, demonstraties logisch inplannen en vooraf weten hoeveel stroom, servies en koeling nodig zijn. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar inschrijvingen, plattegrond en drukwerk. Deze checklist helpt je de 75 taken en 76 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de beursdag niet nog achter ontbrekende kabels, badges of dieetwensen aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Beursprogramma opstellen
2 personen
Demonstraties inplannen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Catering reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Plattegrond van beurs maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Naambadges ontwerpen
Programmafolders ontwerpen
Bewegwijzering ontwerpen
Drukwerk laten drukken
Betaalwijze voor entree regelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Exposanten laatste keer mailen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Servies en apparatuur controleren
2 personen
Bederfelijke producten kopen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Stands uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposantenstands inrichten
6 personen
Demonstratiekeuken opbouwen
3 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Proefbuffet inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Producten en allergenen labelen
3 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Registratie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Proeverij openen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Proefgerechten aanvullen
3 personen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Allergeneninformatie beantwoorden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Pauzeplanning uitvoeren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Proefproducten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen veiligstellen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Exposanten bedanken
Bezoekersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Beurstafelsaantal 24
Klantenstoelenaantal 48
Exposantenstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 150
Proefbordjesaantal 250
Gebaksvorkjesaantal 250
Theelepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 30
Serveerbladenaantal 20
Melkkannetjesaantal 8
Suikerkommenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Ovensaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Laptop
Printer

Keuken

Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 6
Keukenweegschalenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Deegrollersaantal 4
Spatelsaantal 8
Gardeaantal 4
Bakplatenaantal 12
Bakvormenaantal 12
Ovenwantenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Snijmachinesaantal 2
Producttangenaantal 20
Voedselbakkenaantal 20
Digitale thermometersaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Tafellopersaantal 30
Decoratieve broodmandenaantal 20
Bloemstukkenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Standbordjesaantal 30

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgehoudersaantal 150
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Inschrijfformulierenaantal 200
Programmafoldersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Kleingeldbakjesaantal 3

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Notitieblokkenaantal 12
Contactlijstenaantal 12

Tips

Leg exposanteninformatie uiterlijk 3 weken vóór de bakkerijbeurs vast. Stuur dan tegelijk standnummer, opbouwtijd, plattegrond, programma en informatie over stroom en demonstraties.
Plan demonstraties met minimaal 30 minuten tussen twee onderdelen. Die ruimte heb je nodig om ovens, inductiekookplaten, mengkommen en andere materialen veilig te wisselen.
Tel servies per bezoekersronde in plaats van alleen per gast. Reken voor een proefmoment op minimaal 2 proefbordjes en 1 gebaksvorkje per verwachte bezoeker, plus 10% reserve.
Maak de stroomindeling vóór je de plattegrond definitief maakt. Noteer per stand welke apparatuur wordt gebruikt en leg verlengkabels en stekkerdozen apart klaar; zo voorkom je overbelaste aansluitingen.
Stuur exposanten 3 dagen vóór de beurs een laatste e-mail met aankomsttijd, standnummer en contactpersoon. Controleer tegelijk badges, programmafolders, bewegwijzering, catering en de betaalwijze voor entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bakkerijbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en exposanten. Open de aanmeldingen ongeveer 10 tot 12 weken vóór de beurs en sluit de praktische planning uiterlijk 2 weken vooraf af.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een bakkerijbeurs?: Tel per geplande proefronde minimaal 1 proefbordje en 1 gebaksvorkje per bezoeker. Voeg 10% reserve toe en plan extra koffiekopjes, waterglazen en theelepels als bezoekers meerdere demonstraties kunnen volgen.
Wanneer moet ik de plattegrond van een bakkerijbeurs maken?: Maak een eerste plattegrond zodra de exposantenlijst voor ongeveer 80% vaststaat, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer daarna nog één keer de looproutes, nooduitgangen, demonstratieplekken en stroompunten voordat je drukwerk laat maken.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar exposanten?: Stuur de definitieve informatie 3 dagen vóór de beurs en vermeld daarin standnummer, opbouwtijd, route, contactpersoon en eventuele dieet- of cateringafspraken. Vraag ontbrekende wijzigingen uiterlijk 24 uur vóór de start door te geven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.