Nachtspel organiseren: checklist voor een veilige avond

Een nachtspel vraagt meer voorbereiding dan alleen opdrachten verstoppen. Overdag moet je het terrein verkennen, grenzen markeren en controleren of elke route veilig blijft in het donker. Daarna regel je teams, begeleiders, spelposten, routekaarten en verlichting, zodat niemand onderweg hoeft te improviseren. Met deze checklist werk je van reservering en aanmeldingen naar opbouw, spelbegeleiding en een nette afronding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en terrein reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens noodsituaties verzamelen
Spelgebied overdag verkennen
2 personen
Route en veiligheidsgrenzen bepalen
2 personen
Spelregels en tijdschema uitwerken
2 personen
Teams en begeleiders indelen
2 personen
Spelposten en opdrachten maken
3 personen
Cluekaarten en routekaarten printen
2 personen
Spelmateriaal per post verpakken
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Lantaarns en zaklampen testen
2 personen
Batterijen en powerbanks opladen
EHBO-materiaal controleren
Weersverwachting en terrein controleren
2 personen
Deelnemerslijst en noodnummers printen
Eten voorbereiden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Tafels en zitplaatsen opstellen
3 personen
Verlichting ophangen en plaatsen
3 personen
Start- en finishgebied markeren
3 personen
Spelposten uitzetten
6 personen
Begeleiders bij spelposten instrueren
2 personen
Aanmeldtafel klaarmaken
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Eten en drinken serveren
4 personen
Spelregels en grenzen uitleggen
2 personen
Teams naar startpunten begeleiden
6 personen
Spelposten begeleiden
8 personen
Centrale post bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
Uitslag bekendmaken
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Spelposten en markeringen opruimen
6 personen
Meubilair en verlichting opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Terrein schoon en leeg opleveren
4 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Partytent
Tafelkledenaantal 4

Verlichting

Hoofdlampenaantal 40
Zaklampenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 10
Lichtsnoerenaantal 4
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Megafon

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwaantal 100
Hoepelsaantal 6
Balaantal 4
Blinddoekenaantal 12

Spelmateriaal

Waterdichte opdrachtkaartenaantal 30
Routekaartenaantal 12
Stempelkaartenaantal 40
Pennenaantal 30

Markering

Markeerlintaantal 6
Reflecterende lintenaantal 40
Nummerbordjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 12
Reddingsdekensaantal 4
Brandblusser

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Soepkommenaantal 50
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken het hele spelgebied overdag en leg routekaarten, markeerlint en reflecterende linten vooraf klaar. Markeer start, finish, verboden zones en kruisingen voordat deelnemers arriveren.
Test alle zaklampen, hoofdlampen, LED-lantaarns en portofoons minimaal één dag vooraf. Laad powerbanks op en leg reservebatterijen apart per spelpost, zodat een lege batterij het spel niet stillegt.
Maak per team één pakket met waterdichte opdrachtkaarten, stempelkaarten, pennen en eventueel pionnen, touw, hoepels, een bal of blinddoeken. Controleer elk pakket aan de hand van het tijdschema voordat je het terrein opgaat.
Plan de opbouw ruim vóór de start: zet eerst tafels, stoelen en verlichting neer, markeer daarna start en finish en plaats als laatste de spelposten. Zo blijven routekaarten en opdrachten niet onnodig buiten liggen.
Print een deelnemerslijst met noodnummers en verzamel vooraf dieetwensen en contactgegevens voor noodgevallen. Leg de EHBO-koffer, veiligheidshesjes en reddingsdekens op een vaste, verlichte plek en wijs één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nachtspel organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met locatie, terrein en uitnodigingen. Reserveer de laatste week voor teamindeling, opdrachten, boodschappen en het controleren van verlichting en veiligheidsmateriaal.
Hoeveel zaklampen heb je nodig voor een nachtspel?: Reken op minimaal één zaklamp of hoofdlamp per deelnemer en één reserve per team. Voor begeleiders bij spelposten zijn daarnaast LED-lantaarns of extra zaklampen nodig.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een nachtspel?: Plan minimaal één begeleider per spelpost en één extra persoon voor centrale coördinatie en noodgevallen. Bij een groot of verspreid terrein is één begeleider per team of routegedeelte veiliger.
Wanneer controleer je het terrein voor een nachtspel?: Doe een volledige verkenning overdag en controleer het terrein nogmaals vlak voor de start. Kijk dan opnieuw naar weersomstandigheden, losse obstakels, verlichting, markeringen en de afgesproken veiligheidsgrenzen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.