Zo organiseer je een nachtspel

Een nachtspel staat of valt met een terrein dat je overdag goed kent en een route die ’s avonds veilig herkenbaar blijft. Begin daarom met de locatie, veiligheidsgrenzen en het tijdschema voordat je opdrachten en teams uitwerkt. Regel daarna verlichting, communicatie en materiaal per spelpost. Verzamel vooraf dieetwensen en noodcontacten, en controleer op de dag zelf het weer, de batterijen en het terrein. Zo voorkom je dat je na zonsondergang nog moet improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en terrein reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens noodsituaties verzamelen
6
Spelgebied overdag verkennen
2 personen
7
Route en veiligheidsgrenzen bepalen
2 personen
8
Spelregels en tijdschema uitwerken
2 personen
9
Teams en begeleiders indelen
2 personen
10
Spelposten en opdrachten maken
3 personen
11
Cluekaarten en routekaarten printen
2 personen
12
Spelmateriaal per post verpakken
3 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Lantaarns en zaklampen testen
2 personen
15
Batterijen en powerbanks opladen
16
EHBO-materiaal controleren
17
Weersverwachting en terrein controleren
2 personen
18
Deelnemerslijst en noodnummers printen
19
Eten voorbereiden
3 personen
20
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
21
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
22
Tafels en zitplaatsen opstellen
3 personen
23
Verlichting ophangen en plaatsen
3 personen
24
Start- en finishgebied markeren
3 personen
25
Spelposten uitzetten
6 personen
26
Begeleiders bij spelposten instrueren
2 personen
27
Aanmeldtafel klaarmaken
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Eten en drinken serveren
4 personen
31
Spelregels en grenzen uitleggen
2 personen
32
Teams naar startpunten begeleiden
6 personen
33
Spelposten begeleiden
8 personen
34
Centrale post bemannen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
37
Uitslag bekendmaken
2 personen
38
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

39
Spelposten en markeringen opruimen
6 personen
40
Meubilair en verlichting opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
42
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
43
Terrein schoon en leeg opleveren
4 personen
44
Materialen controleren en drogen
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Partytent
Tafelkledenaantal 4

Verlichting

Hoofdlampenaantal 40
Zaklampenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 10
Lichtsnoerenaantal 4
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Megafon

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwaantal 100
Hoepelsaantal 6
Balaantal 4
Blinddoekenaantal 12

Spelmateriaal

Waterdichte opdrachtkaartenaantal 30
Routekaartenaantal 12
Stempelkaartenaantal 40
Pennenaantal 30

Markering

Markeerlintaantal 6
Reflecterende lintenaantal 40
Nummerbordjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 12
Reddingsdekensaantal 4
Brandblusser

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Soepkommenaantal 50
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken het volledige spelgebied overdag en leg route, grenzen en donkere of onveilige plekken vast. Markeer de start, finish en spelposten met pionnen, nummerbordjes en reflecterend lint; controleer dit opnieuw vlak voor de start.
Werk met een strak tijdschema: plan bijvoorbeeld 15 minuten voor uitleg, vaste tijden per spelpost en 10 tot 15 minuten uitloop. Print de routekaarten, cluekaarten en deelnemerslijst vooraf, zodat begeleiders niet afhankelijk zijn van hun telefoon.
Test alle hoofdlampen, zaklampen en LED-lantaarns uiterlijk één dag eerder. Laad powerbanks op en leg reservebatterijen klaar; één uitgevallen lichtbron per team kan een route direct onduidelijk maken.
Verpak het materiaal per spelpost in een aparte, waterdichte set met opdrachtkaarten, pennen en eventuele sportmaterialen. Neem extra routekaarten en markeerlint mee, want kaarten raken in het donker sneller kwijt of beschadigd.
Maak veiligheid zichtbaar en bereikbaar: wijs begeleiders aan, geef hen portofoons of telefoons en leg de EHBO-koffer bij het start- en finishgebied. Print noodnummers en contactgegevens en controleer het weer en terrein minimaal 3 uur voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een nachtspel te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor locatie, uitnodigingen, aanmeldingen en het uitwerken van route en opdrachten. Plan de laatste 2 dagen voor printwerk, materiaal per spelpost en het testen van verlichting.
Hoe maak je een nachtspel veilig?: Verken het terrein overdag en stel duidelijke grenzen vast voordat je teams indeelt. Controleer het terrein opnieuw 1 tot 3 uur voor de start, gebruik reflecterende markeringen en zorg dat begeleiders EHBO-materiaal en contactgegevens bij zich hebben.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een nachtspel?: Plan minimaal 1 begeleider per spelpost en daarnaast 1 centrale coördinator voor de route en communicatie. Bij een groot of onoverzichtelijk terrein is een extra rondlopende begeleider verstandig; leg de indeling uiterlijk 1 week vooraf vast.
Wat moet je meenemen voor een nachtspel?: Zorg per team of begeleider voor verlichting, routekaarten en een manier om te communiceren. Neem daarnaast waterdichte opdrachtkaarten, markeermateriaal, reservebatterijen, powerbanks, een EHBO-koffer en geprinte noodnummers mee; pak dit uiterlijk op de dag ervoor per spelpost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.