Zo organiseer je een kinderfestival zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en hoofdindeling van het terrein. Werk daarna het activiteitenprogramma uit, controleer vergunningen en aansprakelijkheid en leg leveranciers en verhuur vast. Zodra duidelijk is hoeveel kinderen en begeleiders komen, kun je vrijwilligers indelen, materialen verzamelen en de communicatie afronden. Plan uiterlijk een week vooraf een korte controle van het terrein, de aanmeldingen, het draaiboek en het regenprogramma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein indelen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Aansprakelijkheid controleren
5
Leveranciers en verhuur vastleggen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Activiteitenprogramma uitwerken
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma online publiceren
13
Reserveringen bevestigen
14
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Contactlijst afdrukken
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
19
Materialen inventariseren
2 personen
20
Prijzen voor spelletjes inkopen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Prijzen sorteren
2 personen
23
Knutsels voorbereiden
3 personen
24
Speurtochtkaarten printen
25
Muziek afspeellijst samenstellen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Allergenenkaartjes maken
29
Kassa en wisselgeld klaarleggen
2 personen
30
Telefoons en portofoons opladen
31
Terrein controleren
3 personen
32
Tenten en parasols opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
34
Stroom en verlengkabels leggen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Knuffelhoek inrichten
2 personen
37
Spelstations inrichten
4 personen
38
Knutseltafels inrichten
3 personen
39
Schminktafel inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
41
Drankenbar inrichten
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
44
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
45
Activiteitenschema ophangen
2 personen
46
Hapjes en fruit klaarzetten
4 personen
47
Vrijwilligers instrueren
3 personen
48
EHBO- en contactgegevens controleren
2 personen
49
Laatste terreinronde lopen
3 personen

Event

50
Bezoekers ontvangen
4 personen
51
Kinderen registreren
3 personen
52
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
53
Knutselactiviteiten begeleiden
4 personen
54
Spelletjes begeleiden
5 personen
55
Schminken verzorgen
3 personen
56
Springkussen toezicht houden
2 personen
57
Speurtocht uitzetten
2 personen
58
Speurtocht begeleiden
3 personen
59
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
60
Hapjes serveren
4 personen
61
Dranken serveren
3 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Buffet aanvullen
3 personen
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Toiletten controleren
2 personen
66
Verloren voorwerpen registreren
67
Waterpunten controleren
68
Kinderdisco begeleiden
3 personen
69
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
70
Afsluiting aankondigen
71
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

72
Voedselresten opruimen
3 personen
73
Servies en materialen verzamelen
4 personen
74
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
75
Tenten en parasols afbreken
6 personen
76
Spelmaterialen sorteren
3 personen
77
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
78
Afval verzamelen
4 personen
79
Terrein schoonmaken
4 personen
80
Servies afwassen
3 personen
81
Koelboxen leegmaken
2 personen
82
Geleende spullen labelen
2 personen
83
Locatie afsluiten
2 personen
84
Materialen terugbrengen
2 personen
85
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
86
Overgebleven eten verdelen
2 personen
87
Gevonden voorwerpen afhandelen
88
Facturen en bonnetjes verzamelen
89
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Picknickkleedaantal 8
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Kinderbekersaantal 80
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Slingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Themafigurenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Luidsprekerstandaardaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 20
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 12
Zakloopzakkenaantal 12
Blikwerpsetaantal 2
Ringwerpsetaantal 2
Parachutedoek

Knutselmateriaal

Kinderverfschortenaantal 30
Schorten voor begeleidersaantal 6
Tafelezelsaantal 10
Verfbakjesaantal 20
Kwastenaantal 60
Scharenaantal 30
Lijmpistolenaantal 4
Kleurpotlodenaantal 30
Viltstiftenaantal 30
Tekenpapieraantal 500
Knutselbakkenaantal 12
Schminksetsaantal 4
Spiegelsaantal 4
Glittersaantal 12
Penseeltjesaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 6
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 150
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Kassa
Geldkist

Spelmateriaal

Speurtochtkaartenaantal 120
Stempelsetsaantal 6
Stempelkussensaantal 6
Rad van fortuin
Bellenblaasapparatenaantal 4
Prijzentafel

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Verdeel het terrein in herkenbare zones: activiteiten, eten en drinken, rust en ontvangst. Zet pijlborden en programmaposters op plekken waar bezoekers beslissingen moeten nemen, niet alleen bij de ingang.
Leg het programma eerst vast en koop daarna prijzen, knutselmateriaal en overige benodigdheden. Print speurtochtkaarten en bereid knutsels enkele dagen vooraf voor, zodat je op de dag zelf niet hoeft te knippen of sorteren.
Maak de vrijwilligersindeling niet alleen per activiteit, maar ook voor opbouw, ontvangst, toezicht en opruimen. Plan per onderdeel minimaal één vervanger; bij een kinderfestival valt iemand sneller uit dan je op papier verwacht.
Controleer de geluidsopstelling vóór de opening: actieve speakers, mengpaneel, microfoon, statieven, verlengkabels en stekkerdozen moeten op hun plek liggen. Test de microfoon en muziek minstens 60 minuten vooraf, met kabels buiten looproutes.
Maak het regenprogramma uiterlijk een week van tevoren uitvoerbaar. Controleer dan of partytenten, tafels, stoelen, knutselactiviteiten en bewegwijzering ook bij slecht weer passen en leg de weersbeslissing vast voor een afgesproken tijdstip.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Wacht niet met vrijwilligers en verhuur: regel die uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf, omdat populaire opties dan al bezet kunnen zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderfestival?: Reken per activiteit op minimaal 2 begeleiders en plan daarnaast mensen voor ontvangst, toezicht, techniek en opruimen. Voor een programma met 6 activiteiten kom je daardoor al snel op 15 tot 20 vrijwilligers, inclusief reserve.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een kinderfestival versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het festival. Gebruik de laatste week om aantallen, dieetwensen, reserveringen en de vrijwilligersindeling definitief te maken.
Wat doe je als het regent tijdens een kinderfestival?: Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een alternatief dat met de beschikbare partytenten, tafels, knutselactiviteiten en bewegwijzering uitvoerbaar is. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf, zodat je op tijd kunt ombouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.