Nachtconcert organiseren: checklist en planning

Een nachtconcert vraagt om meer dan een podium en een goed programma. Je regelt tegelijk de bezoekersstroom, artiesten, techniek, verlichting, bar en veilige afbouw. Begin met uitnodigingen en aanmeldingen, verzamel dieetwensen en technische informatie en werk daarna toe naar een definitief programma. Op de dag zelf draait alles om de volgorde: locatie controleren, opbouwen, testen, publiek ontvangen en pas daarna de laatste voorbereidingen voor hapjes en dranken afronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Reserveringen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma definitief maken
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Publieksinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Publieksruimte vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inrichting artiestenruimte plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Toiletten aanvullen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Reserveringen controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Licht tijdens concert bedienen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 80

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Koptelefoonaantal 2
Muziekstandaardsaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Slingersaantal 10
Menubordenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJs- en koelbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 16
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle vóór de publieksruimte volledig is ingericht. Controleer speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, kabels en reservebatterijen tijdens de soundcheck, zodat je storingen nog vóór de eerste bezoekers kunt oplossen.
Leg kabels direct veilig af met kabelgoten of tape zodra de geluidsapparatuur en verlichting staan. Controleer daarna alle looproutes, vooral bij entree, bar, tafels en stoelen, met het licht gedimd.
Stuur publieksinformatie uiterlijk 3 dagen voor het nachtconcert. Vermeld daarin aanvang, programma, bereikbaarheid, garderobe, dieetopties en eventuele eindtijd, zodat vragen op de avond zelf beperkt blijven.
Koel dranken minimaal 4 uur vóór ontvangst van het publiek en richt bar en buffet daarna pas definitief in. Zet waterglazen, wijnglazen, borden en bestek klaar op een vaste plek, inclusief een aparte voorraad voor aanvulling.
Reserveer de laatste 60 minuten vóór aanvang niet voor grote opbouwwerkzaamheden. Gebruik dat uur voor een rustige locatiecontrole, het ontvangen van leveringen, het nalopen van de artiestenruimte en een korte briefing van de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nachtconcert organiseren?: Start minimaal 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Maak uiterlijk 2 weken vooraf het programma en de technische wensen definitief, zodat apparatuur en publieksinformatie op tijd geregeld zijn.
Wanneer doe je de soundcheck voor een nachtconcert?: Plan de soundcheck bij voorkeur 2 tot 3 uur vóór de publieksopening. Trek daarna minstens 30 minuten uit voor het testen van microfoons, instrumentkabels, verlichting en de veiligheid van alle kabels.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een nachtconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie daarnaast altijd water en controleer de aantallen opnieuw zodra de bezoekerslijst definitief is.
Wanneer stuur ik de informatie naar bezoekers?: Stuur de publieksinformatie uiterlijk 3 dagen voor het concert. Als programma of aanvangstijd daarna nog wijzigt, stuur je dezelfde dag een korte update naar alle aangemelde bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.