Organiser un concert de nuit sans rien oublier
Un concert de nuit demande de coordonner le public, les artistes, la technique et l’accueil dans un temps souvent court. Cette checklist de 51 tâches et 48 fournitures suit le déroulement du projet, des inscriptions au rangement final. Elle couvre notamment les besoins alimentaires, la loge, la sonorisation, les micros, l’éclairage et le buffet. Utilise-la pour savoir quoi confirmer à l’avance et quoi vérifier le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les réservations
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Envoyer les informations au public
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler l’équipement
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Libérer l’espace du public
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’aménagement de la loge artistes
2 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place la caisse et la table d'accueil
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Événement
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les réservations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant le concert
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Démonter l'équipement
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tables pliantesqté 8
- Tabourets de barqté 6
- Portantsqté 2
- Poteaux de balisageqté 6
Vaisselle
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 80
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles XLRqté 12
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Casque audioqté 2
- Pieds de microqté 4
- Piles de rechangeqté 12
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 10
- Goulottes de câblesqté 8
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Lampes d'ambianceqté 12
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Tentures de scèneqté 4
- Guirlandesqté 10
- Panneaux de menuqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs à glace et de refroidissementqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Petits bolsqté 16
- Thermosqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvre les inscriptions assez tôt pour traiter les réservations et recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser la liste des visiteurs. Envoie ensuite les informations pratiques au public dès que le programme est confirmé.
- Demande aux artistes leurs besoins techniques avant l’installation. Vérifie le nombre de microphones, de boîtiers DI, de câbles et de multiprises nécessaires, puis prévois des piles de rechange.
- Contrôle le lieu avant l’arrivée des livraisons : espace du public, accès pour le matériel, emplacement des tables et des chaises, loge et zone du bar. Une vérification la veille évite de déplacer toute l’installation au dernier moment.
- Installe et sécurise les câbles avant l’ouverture des portes. Utilise du ruban adhésif ou des goulottes aux passages et teste chaque microphone, la table de mixage et les projecteurs LED avec les artistes.
- Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’arrivée du public. Mets en place séparément le bar, le buffet et la vaisselle afin que le service ne bloque pas les entrées ni la circulation dans la salle.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un concert de nuit ?
- Envoie les invitations au moins 3 à 4 semaines avant le concert si les places sont limitées. Cela laisse le temps d’ouvrir les inscriptions, de traiter les réservations et de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Quand vérifier les besoins techniques des artistes ?
- Demande ces informations au minimum 2 semaines avant le concert, puis confirme-les 2 à 3 jours avant l’installation. Vérifie notamment les microphones, les pieds, les câbles, les boîtiers DI et les prises électriques.
- Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation et l’éclairage ?
- Prévois au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour installer la table de mixage, les microphones, les câbles et les projecteurs. Ajoute du temps pour les tests avec les artistes et la sécurisation des passages.
- Quand préparer le bar et les en-cas pour un concert de nuit ?
- Installe le bar et le buffet avant l’ouverture des portes, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Refroidis les boissons plusieurs heures avant et prépare les en-cas assez tôt pour garder la dernière heure disponible pour les contrôles techniques.
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