Checklist para organizar un concierto nocturno sin olvidos
Organizar un concierto nocturno exige coordinar al público, los artistas, el espacio y el equipo técnico en un orden claro. Empieza por las invitaciones y las reservas, y cierra el programa antes de comunicar los horarios definitivos. En los días previos, confirma las necesidades de sonido, iluminación, dietas y entregas. El día del concierto, deja tiempo para montar, hacer una prueba técnica y preparar la zona de artistas antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar las reservas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Definir el programa final
2 personas
Recopilar información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Enviar información al público
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Despejar la zona del público
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar el mobiliario de la sala de artistas
2 personas
Montar el equipo de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la caja registradora y la mesa de recepción
2 personas
Reponer los baños
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar las reservas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Controlar la iluminación durante el concierto
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desmontar el equipo
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesas plegablescant. 8
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 80
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Auricularescant. 2
- Atrilescant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Canaletas para cablescant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Luces decorativascant. 12
- Linternascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telones de escenariocant. 4
- Guirnaldascant. 10
- Carteles del menúcant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cubetas de hielo y refrigeracióncant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencoscant. 16
- Termoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa final al menos 7 días antes y envía la información actualizada al público. Así reduces preguntas de última hora sobre horarios, reservas y acceso.
- Pide las preferencias dietéticas al abrir las inscripciones y revisa la lista de visitantes 48 horas antes. Calcula las raciones según las reservas confirmadas, no según una estimación general.
- Programa el montaje técnico con un mínimo de 3 horas de margen. Los altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI y cables deben probarse juntos, no solo comprobarse visualmente.
- Fija todos los cables con cinta de seguridad o canaletas antes de abrir las puertas. Deja libres los pasos y coloca linternas y baterías de repuesto donde el equipo pueda encontrarlas rápidamente.
- Enfría las bebidas al menos 6 horas antes y monta el bar y el buffet antes de la prueba de sonido. Si esperas al inicio del concierto, el servicio competirá con la recepción del público y la coordinación de los artistas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto nocturno?
- Empieza las invitaciones y reservas entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerrados el programa, la información de los artistas y las necesidades técnicas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido y la iluminación?
- Reserva al menos 3 horas para colocar altavoces, micrófonos, atriles, focos y cableado, y añade 30 minutos para una prueba completa. Si participan varios artistas, calcula entre 4 y 5 horas.
- ¿Cuándo hay que confirmar las reservas y las preferencias dietéticas?
- Cierra las reservas entre 48 y 72 horas antes del concierto. En ese momento actualiza la lista de visitantes, confirma las dietas y ajusta la compra de comida, bebidas, platos y cubiertos.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en un concierto nocturno?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después 1 bebida por hora adicional. Añade agua para todos y enfría las bebidas al menos 6 horas antes de abrir el bar.
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