Nachtkonzert organisieren: die Checkliste für den Ablauf
Ein Nachtkonzert braucht mehr Vorbereitung als nur ein Programm und eine Tonanlage. Du koordinierst Anmeldungen, Künstlerwünsche, Technik, Licht, Getränke und den Publikumsbereich in der richtigen Reihenfolge. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Aufbau vor Ort. Besonders hilfreich ist sie, wenn mehrere Personen Aufgaben übernehmen und am Veranstaltungstag nichts nachgekauft oder improvisiert werden soll.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Reservierungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Programm finalisieren
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Publikumsinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Ausrüstung sammeln
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Publikumsbereich freiräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Einrichtung des Künstlerraums aufstellen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kasse und Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Toiletten auffüllen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Reservierungen prüfen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Auftritte betreuen
2 Personen
Licht während des Konzerts bedienen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Ausrüstung abbauen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- KlappischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 80
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 8
- KopfhörerAnz. 2
- NotenständerAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BühnentücherAnz. 4
- GirlandenAnz. 10
- MenükartenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Eis- und KühlbehälterAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 16
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldungen früh und aktualisiere die Besucherliste fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert, damit Snacks und Getränke passend eingekauft werden können.
- Schließe das Programm und die Künstlerinformationen mindestens 7 Tage vorher ab. Schicke dem Publikum danach die Startzeit, Einlassinformationen, Hinweise zum Ort und mögliche Änderungen gesammelt in einer Nachricht.
- Prüfe die technischen Anforderungen nicht erst beim Aufbau. Stelle aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, XLR- und Instrumentenkabel sowie mindestens einen vollständigen Satz Ersatzbatterien am Vortag bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Baue zuerst Tonanlage und Mikrofone auf, klebe alle Kabel ab und teste anschließend Licht, Notenständer und Publikumsbereich mit einem kurzen Probelauf.
- Kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn und richte Bar und Buffet vor dem Einlass ein. Stelle Wassergläser sichtbar bereit und reserviere einen klaren Weg zwischen Garderobe, Sitzplätzen und Ausgang.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Nachtkonzert planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und Reservierungen. Programm, Künstleranforderungen und Publikumsinformationen sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Nachtkonzert?
- Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Tonanlage, Mikrofone, Beleuchtung, Kabel und Bar ein. Für einen erstmaligen Aufbau oder mehrere Künstler sind 4 bis 5 Stunden realistischer.
- Wann sollte man die Technik für ein Nachtkonzert prüfen?
- Prüfe die technischen Anforderungen spätestens 10 Tage vorher und sammle die Ausrüstung am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte ein vollständiger Tontest mindestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Nachtkonzert?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte pro Gast mindestens 0,5 Liter Wasser eingeplant werden.
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