Zo organiseer je een muziekschool open dag

Begin met een vast programma en een duidelijke route door de muziekschool. Plan daarna lokalen, docenten, workshops en optredens voordat je de open dag breed aankondigt. Werk met aanmeldingen, zodat je per activiteit, lokaal en catering weet hoeveel mensen je kunt verwachten. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, instrumenten en publieksstromen pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokalen en publieksruimtes indelen
2 personen
3
Docenten voor activiteiten inplannen
2 personen
4
Optredens en workshops bevestigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Open dag online aankondigen
8
Posters en flyers verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Definitief programma publiceren
2 personen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Koelwaren en dranken koelen
2 personen
16
Instrumenten en apparatuur controleren
3 personen
17
Optredens technisch voorbereiden
3 personen
18
Programma's en routekaarten printen
2 personen
19
Naamkaartjes en badges maken
2 personen
20
Registratietafel voorbereiden
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
22
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
23
Instrumenten in proeflokalen klaarzetten
4 personen
24
Muziekinstrumenten stemmen
3 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
26
Microfoons testen
2 personen
27
Licht en kabels veilig afwerken
2 personen
28
Buffet- en dranktafel inrichten
3 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Hapjes op schalen leggen
3 personen
31
Allergenen bij buffet markeren
32
bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Sanitaire ruimtes controleren
34
Teambriefing houden
6 personen

Event

35
Deuren en ontvangst openen
2 personen
36
Bezoekers registreren
3 personen
37
Programma's uitdelen
2 personen
38
Bezoekers naar lokalen verwijzen
2 personen
39
Proeflessen begeleiden
6 personen
40
Instrumenten demonstreren
5 personen
41
Muziekworkshops begeleiden
5 personen
42
Inschrijvingen voor proeflessen noteren
2 personen
43
Informatiestand bemannen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Zaalwisselingen begeleiden
2 personen
50
Avondprogramma aankondigen
51
Avondconcert technisch begeleiden
3 personen
52
Artiesten en deelnemers ontvangen
2 personen
53
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Servies en glazen verzamelen
3 personen
58
Buffet opruimen
3 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
62
Meubilair terugzetten
4 personen
63
Versiering verwijderen
2 personen
64
Lokalen schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Kabels oprollen en opbergen
2 personen
67
Deuren en ramen controleren
2 personen
68
Overgebleven catering opslaan
2 personen
69
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Bezoekers per e-mail bedanken
72
Proeflesaanvragen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Klapstoelenaantal 20
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Piano'saantal 3
Elektronische keyboardsaantal 6
Gitaarversterkersaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 24
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop
Muziekstandaardverlichtingaantal 6
Metronomenaantal 6
Koptelefoonsaantal 12
Koptelefoonversterkersaantal 2
Percussiesetsaantal 4
Gitaarstandaardsaantal 8
Instrumentstandaardsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkleedjesaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 8
Plantenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Scharenaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Servettenhoudersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Registratie

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Informatiefoldersaantal 200
Programmaflyersaantal 200
Inschrijfformulierenaantal 150
Routekaartenaantal 100
Naambadgehoudersaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minstens 6 weken vooraf vast. Reserveer per workshop een lokaal, docent en tijdsblok en houd ruimte tussen optredens voor wisselen, stemmen en verplaatsen van instrumenten.
Open de inschrijving zodra het programma staat en vraag meteen naar dieetwensen. Gebruik de aanmeldingen om uiterlijk 7 dagen vooraf catering, zitplaatsen en het aantal naamkaartjes definitief te berekenen.
Maak één bezoekersroute met herkenbare lokalen en print programma’s en routekaarten. Controleer of registratie, wachtruimte, proeflokalen en optreedruimte elkaar niet blokkeren; reken bij de ontvangst op ongeveer 1 registratiemedewerker per 50 bezoekers per uur.
Plan de technische repetitie niet op de ochtend zelf. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, DI-boxen, kabels en versterkers minstens 1 dag vooraf en leg kabels vast met kabelmatten; houd ook reserveverlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Richt de publieksruimtes de avond ervoor in met tafels, stoelen, kapstokken en de registratietafel. Zet piano’s, keyboards, lessenaars, koptelefoons en metronomen pas na de laatste schoonmaak klaar en wijs per lokaal één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekschool open dag organiseren?: Leg datum, programma en lokalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Docenten, optredens en workshops moeten daarna snel worden bevestigd, zodat je nog minstens 4 weken hebt voor uitnodigingen en online aankondiging.
Hoeveel bezoekers kan ik per workshop toelaten?: Gebruik de capaciteit van het lokaal en de beschikbare instrumenten als grens. Houd voor een praktische proefles meestal 8 tot 12 deelnemers aan; laat grotere groepen rouleren in tijdsblokken van 20 tot 30 minuten.
Wanneer moet de techniek voor een open dag getest worden?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de belangrijkste microfoon- en geluidscheck 2 uur voor aanvang. Controleer daarbij ook kabels, stekkerdozen, DI-boxen, mengpaneel en de stroomverdeling.
Wanneer moet ik de catering voor een muziekschool open dag inkopen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Koop gekoelde producten 1 dag van tevoren, koel dranken en koelwaren direct en controleer op de dag zelf de dieetwensen tegen de definitieve lijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.