Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una escuela de música

Una jornada de puertas abiertas de una escuela de música funciona mejor cuando el programa, los espacios y los equipos se organizan como un solo recorrido. Empieza fijando la fecha y las actividades, y después asigna aulas, docentes y zonas para el público. Las inscripciones te permiten calcular asistentes, preferencias dietéticas y material impreso. Durante el montaje, reserva tiempo para probar cada actuación y preparar una recepción clara.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Distribuir las aulas y los espacios para el público
2 personas
3
Programar a los docentes para las actividades
2 personas
4
Confirmar actuaciones y talleres
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
8
Distribuir carteles y folletos
3 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Publicar el programa final
2 personas
12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
2 personas
15
Enfriar los productos refrigerados y las bebidas
2 personas
16
Comprobar instrumentos y equipos
3 personas
17
Preparar técnicamente las actuaciones
3 personas
18
Imprimir programas y mapas de ruta
2 personas
19
Hacer tarjetas identificativas y acreditaciones
2 personas
20
Preparar la mesa de registro
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
5 personas
22
Montar la zona de recepción
3 personas
23
Preparar los instrumentos en las aulas de prueba
4 personas
24
Afinar instrumentos musicales
3 personas
25
Conectar el equipo de sonido
3 personas
26
Probar los micrófonos
2 personas
27
Terminar de forma segura la instalación de luces y cables
2 personas
28
Montar la mesa de buffet y bebidas
3 personas
29
Preparar café y té
2 personas
30
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
31
Marcar los alérgenos en el bufé
32
Colgar la señalización
2 personas
33
Comprobar las zonas sanitarias
34
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

35
Abrir puertas y recepción
2 personas
36
Registrar a los visitantes
3 personas
37
Repartir programas
2 personas
38
Indicar a los visitantes los locales
2 personas
39
Guiar las clases de prueba
6 personas
40
Demostrar los instrumentos
5 personas
41
Coordinar talleres de música
5 personas
42
Anotar las inscripciones para las clases de prueba
2 personas
43
Atender el stand de información
2 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Servir aperitivos
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Supervisar los cambios de sala
2 personas
50
Anunciar el programa de la noche
51
Supervisar técnicamente el concierto de la noche
3 personas
52
Recibir a los artistas y participantes
2 personas
53
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Recoger objetos perdidos
56
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

57
Recoger vajilla y vasos
3 personas
58
Recoger el buffet
3 personas
59
Clasificar y retirar residuos
3 personas
60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
61
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Limpiar los locales
4 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Enrollar y guardar los cables
2 personas
67
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
68
Guardar la catering sobrante
2 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Agradecer a los visitantes por correo electrónico
72
Gestionar solicitudes de clases de prueba

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Sillas plegablescant. 20
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Biombos para vestuarioscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Pianoscant. 3
Teclados electrónicoscant. 6
Amplificadores de guitarracant. 4
Atriles de músicacant. 24
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil
Iluminación para atrilescant. 6
Metrónomoscant. 6
Auricularescant. 12
Amplificadores para auricularescant. 2
Kits de percusióncant. 4
Soportes para guitarracant. 8
Soportes para instrumentoscant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Manteles individualescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 8
Plantascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Porta-servilletascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Registro

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 150
Folletos informativoscant. 200
Folletos del programacant. 200
Formularios de inscripcióncant. 150
Mapas de rutacant. 100
Portanombrescant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de publicar las inscripciones. Asigna cada actividad a un aula concreta y deja una zona alternativa por si un taller necesita más espacio.
Publica el formulario con suficiente antelación para recoger nombres, número de asistentes y preferencias dietéticas. Revisa las inscripciones al menos 7 días antes para ajustar el catering y las acreditaciones.
Publica el programa final y el mapa de recorrido cuando las actuaciones y talleres estén confirmados. Imprime copias y prepara la mesa de registro como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas.
Haz una prueba técnica completa el día del evento: micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, amplificadores, cables y cajas DI. Comprueba también que cada aula tenga los instrumentos, atriles y accesorios previstos.
Monta primero recepción, circulación y asientos, y después las aulas de prueba. Enfría los productos y las bebidas con antelación, y deja una persona responsable de resolver cambios durante toda la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una escuela de música?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar el programa, confirmar docentes y preparar la inscripción. Deja cerrados los horarios, las aulas y las actuaciones al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y calcular el catering?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes si necesitas comprar comida y bebida según el número de asistentes. Usa ese mismo plazo para revisar las preferencias dietéticas y ajustar las cantidades.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar técnicamente las actuaciones?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura para conectar el equipo de sonido, probar micrófonos y revisar cables, amplificadores y altavoces. Cada actuación debería tener una comprobación breve adicional antes de empezar.
¿Cuándo se monta la mesa de recepción y se colocan los programas?: Prepara la recepción, las acreditaciones, los programas y los mapas al menos 2 horas antes de recibir al público. Así queda tiempo para colocar mesas y sillas y corregir problemas de circulación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.