Organiser les portes ouvertes d’une école de musique

Une journée portes ouvertes réussie se construit d’abord autour d’un programme précis, puis de la circulation des visiteurs. Fixez les horaires, attribuez les salles et confirmez les enseignants avant de lancer les inscriptions. Prévoyez ensuite l’accueil, les ateliers, les démonstrations et les besoins techniques de chaque instrument. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, imprimer les parcours et préparer les espaces, pas à modifier le programme.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir les salles et les espaces publics
2 personnes
3
Planifier les enseignants pour les activités
2 personnes
4
Confirmer les spectacles et les ateliers
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
8
Distribuer les affiches et les flyers
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier le programme définitif
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les produits frais et les boissons
2 personnes
16
Vérifier les instruments et le matériel
3 personnes
17
Préparer techniquement les spectacles
3 personnes
18
Imprimer les programmes et les plans de parcours
2 personnes
19
Créer des badges et des porte-noms
2 personnes
20
Préparer la table d'inscription
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
5 personnes
22
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
23
Installer les instruments dans les salles d’essai
4 personnes
24
Accorder les instruments de musique
3 personnes
25
Raccorder la sonorisation
3 personnes
26
Tester les microphones
2 personnes
27
Sécuriser l’éclairage et les câbles
2 personnes
28
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
31
Indiquer les allergènes au buffet
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Vérifier les sanitaires
34
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

35
Ouvrir les portes et l’accueil
2 personnes
36
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
37
Distribuer les programmes
2 personnes
38
Orienter les visiteurs vers les salles
2 personnes
39
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
40
Démontrer les instruments
5 personnes
41
Animer des ateliers de musique
5 personnes
42
Noter les inscriptions aux cours d'essai
2 personnes
43
Tenir le stand d'information
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Encadrer les changements de salle
2 personnes
50
Annoncer le programme du soir
51
Assurer l’encadrement technique du concert du soir
3 personnes
52
Accueillir les artistes et les participants
2 personnes
53
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Rassembler les objets trouvés
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

57
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
58
Démonter le buffet
3 personnes
59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Nettoyer les locaux
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Enrouler et ranger les câbles
2 personnes
67
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
68
Stocker la restauration restante
2 personnes
69
Rendre le matériel loué
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Remercier les visiteurs par e-mail
72
Traiter les demandes de cours d’essai

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Chaises pliantesqté 20
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4
Paravents de vestiaireqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Pianosqté 3
Claviers électroniquesqté 6
Amplis de guitareqté 4
Pupitres de musiqueqté 24
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Éclairage de pupitre de musiqueqté 6
Métronomesqté 6
Casques audioqté 12
Amplificateurs pour casqueqté 2
Ensembles de percussionsqté 4
Supports de guitareqté 8
Pieds de microqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 8
Plantesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Porte-serviettesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Inscription

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 150
Brochures d’informationqté 200
Flyers du programmeqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d'itinéraireqté 100
Supports de badges nominatifsqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, les horaires et le programme, puis répartissez les activités par salle. Gardez au moins 15 minutes entre deux temps forts pour absorber les retards et déplacer les visiteurs.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines avant la journée et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant afin de calculer les quantités et d’établir le programme définitif.
Testez chaque salle avec son matériel réel au plus tard la veille : instruments, microphones, amplis, câbles, multiprises et sonorisation. Accordez les instruments et repérez les prises avant l’arrivée du public.
Préparez un parcours simple avec un point d’accueil visible, des badges, des porte-noms, des programmes et un plan des salles. Imprimez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs non inscrits.
Organisez l’installation dans l’ordre suivant : accueil et mobilier, instruments dans les salles, branchements et éclairage, puis boissons et produits frais. Réservez une personne au suivi technique pendant les spectacles et les ateliers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser les portes ouvertes d’une école de musique ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour fixer le programme, confirmer les enseignants, ouvrir les inscriptions et communiquer l’événement. Gardez les 3 derniers jours pour les quantités, les impressions et les vérifications techniques.
Quand faut-il fermer les inscriptions aux portes ouvertes ?: Fermez-les idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et publier le programme définitif.
Combien de temps prévoir pour les essais techniques ?: Réservez au moins 2 heures la veille pour tester les spectacles et les ateliers, salle par salle. Ajoutez 30 minutes le matin même pour vérifier les branchements, les microphones et les instruments utilisés en premier.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez une table d’inscription visible dès l’entrée, avec badges, porte-noms, programmes et plans de parcours. Prévoyez une personne dédiée pendant la première heure et environ 10 % de documents en réserve.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.