Tag der offenen Tür in der Musikschule planen

Ein Tag der offenen Tür in der Musikschule braucht mehr als ein schönes Konzertprogramm. Lege zuerst Datum, Räume und Ziel des Tages fest, bevor du Lehrkräfte, Auftritte und Workshops bestätigst. Danach folgen Anmeldung, Einladungen und die Einteilung der Publikumsbereiche. Kurz vor dem Termin entscheidet eine technische Probe, ob Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Instrumente wirklich einsatzbereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Publikumsbereiche einteilen
2 Personen
3
Lehrkräfte für Aktivitäten einplanen
2 Personen
4
Auftritte und Workshops bestätigen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Tag der offenen Tür online ankündigen
8
Plakate und Flyer verteilen
3 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Endgültiges Programm veröffentlichen
2 Personen
12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Kühlwaren und Getränke kühlen
2 Personen
16
Instrumente und Geräte kontrollieren
3 Personen
17
Auftritte technisch vorbereiten
3 Personen
18
Programme und Streckenkarten drucken
2 Personen
19
Namensschilder und Badges erstellen
2 Personen
20
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
22
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
23
Instrumente in Proberäumen bereitstellen
4 Personen
24
Musikinstrumente stimmen
3 Personen
25
Musikanlage anschließen
3 Personen
26
Mikrofone testen
2 Personen
27
Licht und Kabel sicher abschließen
2 Personen
28
Buffet- und Getränketisch einrichten
3 Personen
29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
30
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
31
Allergene am Buffet kennzeichnen
32
Beschilderung aufhängen
2 Personen
33
Sanitärräume überprüfen
34
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

35
Türen und Empfang öffnen
2 Personen
36
Besucher registrieren
3 Personen
37
Programme ausgeben
2 Personen
38
Besucher zu Räumen lotsen
2 Personen
39
Schnupperstunden betreuen
6 Personen
40
Instrumente vorführen
5 Personen
41
Musikworkshops begleiten
5 Personen
42
Anmeldungen für Probestunden notieren
2 Personen
43
Infostand besetzen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
45
Snacks servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Raumwechsel begleiten
2 Personen
50
Abendprogramm ankündigen
51
Abendkonzert technisch begleiten
3 Personen
52
Künstler und Teilnehmer empfangen
2 Personen
53
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
55
Fundsachen sammeln
56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

57
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
58
Buffet aufräumen
3 Personen
59
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
61
Instrumente sicher verstauen
4 Personen
62
Möbel zurückstellen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Räume reinigen
4 Personen
65
Toiletten reinigen
2 Personen
66
Kabel aufrollen und verstauen
2 Personen
67
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
68
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
69
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Besucher per E-Mail bedanken
72
Anfragen für Probestunden bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
KlappstühleAnz. 20
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierbesteckAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

KlaviereAnz. 3
Elektronische KeyboardsAnz. 6
GitarrenverstärkerAnz. 4
NotenpulteAnz. 24
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Laptop
NotenständerbeleuchtungAnz. 6
MetronomeAnz. 6
KopfhörerAnz. 12
KopfhörerverstärkerAnz. 2
PercussionsetsAnz. 4
GitarrenständerAnz. 8
InstrumentenständerAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 8
PflanzenAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
ScherenAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Registrierung

KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 200
ProgrammflyerAnz. 200
AnmeldeformulareAnz. 150
RoutenpläneAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane feste Zeitfenster für Auftritte und Workshops und lasse dazwischen mindestens 10 Minuten für Raumwechsel, Fragen und das Stimmen der Instrumente. Sonst verschiebt sich das Programm bereits nach dem ersten Beitrag.
Veröffentliche das Anmeldeformular früh und frage dort auch Ernährungswünsche ab. Prüfe die Anmeldungen spätestens 7 Tage vorher, damit Cateringmengen und Namensschilder nicht am Veranstaltungstag entstehen müssen.
Teile die Räume in drei Bereiche ein: Empfang, Publikumsplätze und Mitmach- oder Proberäume. Beschrifte die Wege auf Programm oder Streckenkarte, damit Besucher nicht während eines Auftritts durch andere Räume laufen.
Führe die technische Kontrolle nicht erst am Morgen durch. Teste Mikrofone, Kabel, DI-Boxen, Lautsprecher und Mischpult mit genau den Instrumenten, die später bei den Auftritten verwendet werden.
Bereite den Registrierungstisch mit Namensschildern, gedrucktem Programm und Schreibmaterial am Vortag vor. Stelle Tische und Stühle früh genug auf und kühle Getränke und Kühlwaren mindestens einige Stunden vor dem Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Musikschule planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumaufteilung. Lehrkräfte, Auftritte und Workshops sollten spätestens 6 Wochen vorher bestätigt sein, damit die Anmeldung und Werbung rechtzeitig starten können.
Wann sollte das endgültige Programm veröffentlicht werden?: Veröffentliche das endgültige Programm 7 bis 10 Tage vor dem Tag der offenen Tür. Bis dahin sollten Auftrittszeiten, Räume, Workshops und Hinweise zur Anmeldung feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Musikschul-Event?: Plane mindestens 2 Stunden für den Technikcheck ein, bei mehreren Auftrittsräumen eher einen halben Tag. Teste jedes Mikrofon, Instrumentenkabel und Lautsprecher einmal unter realistischen Bedingungen.
Wie viel Catering braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Berechne Getränke und Speisen nach den bestätigten Anmeldungen und plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Die endgültige Menge solltest du 3 bis 5 Tage vorher festlegen, wenn Nachmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind.

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