Muziekdansfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekdansfestival vraagt om meer dan een podium en muziek. Je regelt tegelijk optredens, dansworkshops, publieksstromen, vrijwilligers, betalingen, catering en techniek. Begin met datum en locatie, werk daarna via programma en reserveringen naar de uitvoeringsdag toe. Deze checklist helpt je om aansluitingen niet te missen, zoals muziekbestanden, dieetwensen, betaalterminals, polsbandjes en een duidelijke plattegrond.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Dansworkshops plannen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Contactlijst opstellen
Draaiboek printen
Plattegrond maken
2 personen
Informatieborden maken
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Betaalterminals testen
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Dranken gekoeld opslaan
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringstation inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Dansvloer leggen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Podiumdelen plaatsen
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
Stroompunten beveiligen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Garderobe inrichten
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Programma toelichten
Optredens aankondigen
Muziek afspelen
2 personen
Geluidsniveau bewaken
Licht bedienen
Dansworkshops begeleiden
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Programmawijzigingen omroepen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Tafels afbreken
4 personen
Stoelen stapelen
4 personen
Dansvloer demonteren
4 personen
Podium afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
Lichtapparatuur inpakken
3 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 300
Klaptafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 12
Dansvloerpanelenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Dienbladenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Muzieklaptop
Audio-interfacesaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Reservebatterijenaantal 24
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-lichtspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 300
Ballonpompaantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Pijlenbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminium schalenaantal 20
Vershoudbakkenaantal 20
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Serveerkommenaantal 20

Catering

Kassakistjesaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Polsbandjesaantal 400
Kassabonnenrollenaantal 6
Servettenaantal 1000
Rietjesaantal 400
Wegwerphandschoenenaantal 400
Voedseletikettenaantal 200
Allergenenkaartjesaantal 50
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende gelaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Draaiboekmappenaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 12

Tips

Leg het programma vast voordat je artiesten definitief bevestigt. Plan per optreden en workshop een begin- en eindtijd, plus ruimte voor wissels en soundcheck.
Maak uiterlijk enkele weken vooraf één contactlijst met artiesten, workshopbegeleiders, vrijwilligers, locatie en catering. Noteer per persoon een telefoonnummer en de taak of het tijdvak.
Verzamel muziekbestanden niet pas op de festivaldag. Zet alle bestanden vooraf op de muzieklaptop, test ze via het mengpaneel en leg reservebatterijen en kabelbinders klaar.
Controleer de publiekslogistiek vóór de opbouw: plaats plattegronden en informatieborden zichtbaar, sorteer polsbandjes per categorie en test alle betaalterminals met voldoende tijd voor een oplossing.
Plan catering en drank niet alleen op aantallen, maar ook op timing. Zorg dat dranken gekoeld kunnen worden opgeslagen, richt het cateringstation vóór opening in en verwerk dieetwensen in de reserveringen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekdansfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, toestemmingen en artiesten. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, vrijwilligersindeling, muziekbestanden, boodschappen en het printen van het draaiboek.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een muziekdansfestival?: Maak per gelijktijdige taak minimaal één verantwoordelijke: ontvangst, kassa, catering, backstage, techniek en publieksinformatie. Plan daarnaast minstens 2 mensen als aflossing, zodat niemand een hele dienst van 6 tot 8 uur zonder pauze draait.
Wanneer test ik de geluidsinstallatie voor een muziekdansfestival?: Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons, audio-interfaces en muzieklaptop uiterlijk de dag ervoor. Doe op de festivaldag nog een volledige soundcheck van minimaal 60 minuten, inclusief reservekabels en batterijen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een muziekdansfestival op te bouwen?: Reken voor podiumdelen, dansvloerpanelen, licht, kabelgoten, tafels en catering op minimaal 4 uur opbouw. Houd daarna minstens 60 minuten vrij voor techniekcontrole, bewegwijzering, polsbandjes, kassa en een laatste veiligheidsronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.