Checklist para organizar un festival de música y danza

Organizar un festival de música y danza exige coordinar actuaciones, talleres, público, técnicos y voluntariado en un mismo horario. Esta checklist reúne 86 tareas y 82 elementos para que puedas avanzar desde la fecha y el lugar hasta el desmontaje. Incluye la confirmación de artistas, los permisos, las inscripciones, el plano, el sonido, la iluminación, el catering y los pagos. Úsala como plan de trabajo y asigna cada responsabilidad con una fecha límite.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Planificar talleres de baile
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Imprimir el plan de trabajo
Hacer el plano
2 personas
Hacer carteles informativos
2 personas
Clasificar las pulseras
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Probar los terminales de pago
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Instalar la pista de baile
4 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
5 personas
Conectar el equipo de sonido
4 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Conectar la instalación de luces
3 personas
Asegurar los puntos de corriente
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el guardarropa
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Presentar el programa
Anunciar las actuaciones
Poner música
2 personas
Vigilar el nivel de sonido
Controlar la iluminación
Guiar talleres de danza
3 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar cambios en el programa
Coordinar la última actuación
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Apagar la música

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar las mesas
4 personas
Apilar las sillas
4 personas
Desmontar la pista de baile
4 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Empaquetar el equipo de sonido
4 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
3 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Recoger los artículos prestados
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 3
Perchas para el guardarropacant. 300
Mesas plegablescant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Paneles de pista de bailecant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejascant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Portátil de música
Interfaces de audiocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Baterías de repuestocant. 24
Bridascant. 100

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 300
Bomba para globoscant. 2
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Paneles de flechascant. 12
Atriles para programascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de aluminiocant. 20
Recipientes herméticoscant. 20
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 3
Cuencos de serviciocant. 20

Catering

Cajas registradorascant. 2
Terminales de pagocant. 3
Pulserascant. 400
Rollos de reciboscant. 6
Servilletascant. 1000
Pajitascant. 400
Guantes desechablescant. 400
Etiquetas de alimentoscant. 200
Tarjetas de alérgenoscant. 50
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Gel desinfectantecant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 8
Carpetas del guioncant. 8
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de invitar al público. Reserva tiempo para confirmar por escrito las actuaciones y reúne los archivos de música al menos 2 semanas antes.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 4 horas antes de abrir: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, cables y terminales de pago deben probarse en el lugar definitivo.
Asigna los voluntarios por franjas y puestos, no solo por nombre. Prevé al menos una persona para recibir artistas, otra para inscripciones y otra para vigilar el punto de catering durante cada turno.
Prepara un plano visible con escenario, pista de baile, catering, guardarropa, salidas y primeros auxilios. Coloca las canaletas para cables antes de que llegue el público y deja libres los pasos principales.
Refrigera las bebidas con varias horas de antelación y calcula la reposición por franjas. Deja preparados los vasos reutilizables, platos, cubiertos, bandejas y aperitivos antes de comenzar el primer taller.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música y danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios artistas, talleres y permisos. Deja cerrados el lugar, el programa y los artistas como máximo 4 semanas antes, y reserva las 2 últimas para logística y confirmaciones.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival?: Contacta con ellos al menos 8 semanas antes y confirma horarios, necesidades técnicas y archivos de música por escrito. Haz una última verificación entre 7 y 10 días antes del festival.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música y danza?: Para un festival pequeño, calcula 1 voluntario por cada puesto activo y añade 2 personas de apoyo por turno. Organiza turnos de 3 a 4 horas para cubrir inscripciones, artistas, catering, orientación y cambios de material sin dejar puestos vacíos.
¿Cuándo se prepara el montaje técnico del festival?: Monta escenario, pista, sonido e iluminación el mismo día con al menos 4 horas de margen. Realiza la prueba de sonido y de los micrófonos 2 horas antes de la apertura, y guarda baterías, cables y bridas de repuesto en un punto accesible.

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