Checklist pour organiser un festival de musique et de danse

Un festival de musique et de danse demande une coordination précise entre programmation, artistes, ateliers, accueil et technique. Cette checklist de 86 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’aux derniers contrôles le jour J. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : autorisations, besoins alimentaires, bracelets, caisse, paiements et premiers secours. Utilisez-la pour répartir clairement le travail entre organisateurs et bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Planifier les ateliers de danse
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Établir la liste de contacts
Imprimer le déroulé
Créer le plan
2 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Stocker les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les éléments de scène
5 personnes
Raccorder la sonorisation
4 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager le vestiaire
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Présenter le programme
Annoncer les spectacles
Passer de la musique
2 personnes
Surveiller le niveau sonore
Gérer l’éclairage
Animer les ateliers de danse
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer les changements de programme
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Couper la musique

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter les tables
4 personnes
Empiler les chaises
4 personnes
Démonter la piste de danse
4 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Ranger le matériel audio
4 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
3 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 3
Cintres de vestiaireqté 300
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 12
Panneaux de piste de danseqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable de musique
Interfaces audioqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Piles de rechangeqté 24
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 12
Pupitres de programmeqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Plateaux en aluminiumqté 20
Boîtes de conservationqté 20
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Saladiers de serviceqté 20

Catering

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Braceletsqté 400
Rouleaux de tickets de caisseqté 6
Serviettesqté 1000
Paillesqté 400
Gants jetablesqté 400
Étiquettes alimentairesqté 200
Cartes des allergènesqté 50
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Classeurs de dérouléqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12

Conseils

Bloquez la date et le lieu le plus tôt possible, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Sans cette validation, la programmation et les invitations peuvent prendre du retard.
Confirmez les prestations des artistes avant d’établir le programme définitif. Demandez aussi les fichiers musicaux et les besoins techniques au moins 2 semaines avant le festival.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions précises : accueil, vestiaire, restauration, caisse et aide technique. Prévoyez une personne référente pour chaque zone pendant toute la durée de l’événement.
Testez les haut-parleurs, microphones, table de mixage, câbles et terminaux de paiement avant l’ouverture. Gardez des piles de rechange et des rallonges disponibles, car ces éléments sont souvent oubliés au dernier moment.
Préparez les boissons au frais et installez le point de restauration avant l’arrivée du public. Comptez les bracelets, imprimez le déroulé et placez les panneaux d’information avant le briefing final des bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de musique et de danse ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. La réservation du lieu, les autorisations, les artistes et les bénévoles sont les éléments qui demandent le plus de délai.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique et de danse ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone active et par créneau : accueil, vestiaire, restauration, caisse et assistance technique. Ajoutez 2 à 3 personnes de réserve pour couvrir les pauses et les absences.
Quand confirmer les artistes et les ateliers de danse ?: Confirmez les artistes et les intervenants au moins 4 à 8 semaines avant le festival. Vous aurez ensuite le temps de finaliser le programme, de récupérer les fichiers musicaux et de préparer la communication.
Que faut-il tester la veille d’un festival de musique ?: Testez la sonorisation, les microphones, la table de mixage, les éclairages, les branchements et les terminaux de paiement la veille. Prévoyez au moins 2 heures pour corriger un problème technique sans retarder l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.