Musik- und Tanzfestival organisieren: die Checkliste

Ein Musik- und Tanzfestival braucht mehr als ein Programm und gute Musik. Du musst Auftritte bestätigen, Technik und Tanzfläche abstimmen, Helfer einteilen und Genehmigungen rechtzeitig prüfen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung von Datum und Ort bis zur vorbereiteten Kasse, gekühlten Getränken und dem ausgedruckten Ablaufplan. Besonders leicht vergessen werden Ersatzbatterien, Kabelsicherung, Ernährungswünsche und klare Informationen für Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Künstler ansprechen
2 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Tanzworkshops planen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Kontaktliste erstellen
Ablaufplan ausdrucken
Lageplan erstellen
2 Personen
Informationsschilder erstellen
2 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Kasse vorbereiten
2 Personen
Bezahlterminals testen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Getränke gekühlt lagern
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Cateringstation einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tanzfläche verlegen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Bühnenelemente aufstellen
5 Personen
Musikanlage anschließen
4 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtanlage anschließen
3 Personen
Stromanschlüsse sichern
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Garderobe einrichten
3 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Programm vorstellen
Auftritte ankündigen
Musik abspielen
2 Personen
Lautstärke überwachen
Licht steuern
Tanzworkshops begleiten
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Cateringtische sauber halten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Programmänderungen durchgeben
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Musik ausschalten

Nachbereitung

Geräte ausschalten
3 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Tische abbauen
4 Personen
Stühle stapeln
4 Personen
Tanzboden abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
5 Personen
Tonausrüstung einpacken
4 Personen
Lichtausrüstung einpacken
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 300
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 12
TanzbodenplattenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 350
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
TablettsAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Musiklaptop
Audio-InterfacesAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
ErsatzbatterienAnz. 24
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LichtspotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 12
ProgrammständerAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
AluminiumschalenAnz. 20
FrischhaltedosenAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 3
ServierschalenAnz. 20

Catering

KassenschachtelnAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
ArmbänderAnz. 400
KassenbonrollenAnz. 6
ServiettenAnz. 1000
StrohhalmeAnz. 400
EinweghandschuheAnz. 400
LebensmitteletikettenAnz. 200
AllergiekärtchenAnz. 50
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 4
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsgelAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 8
Ablageordner für den AblaufplanAnz. 8
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 12

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und bestätige Künstler erst danach verbindlich. Plane für Programmänderungen mindestens einen Ersatz-Act oder eine zusätzliche Workshop-Zeit ein.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Audio-Interfaces spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und Kabelbinder direkt an der Technik bereit, statt sie erst während des Auftritts zu suchen.
Teile Freiwillige nicht nur allgemein ein, sondern mit Schichtzeiten und konkreten Bereichen wie Kasse, Garderobe, Catering und Einlass. Erstelle die Kontaktliste spätestens eine Woche vor dem Festival und verschicke die Einteilung danach.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und gib die endgültige Zahl mindestens drei Tage vor dem Catering weiter. So lassen sich Snacks, Geschirr, Servierschalen und die Cateringstation passend vorbereiten.
Drucke Ablaufplan, Lageplan und Informationsschilder vor dem Veranstaltungstag aus. Sortiere Armbänder, richte die Kasse ein und teste die Bezahlterminals mindestens zwei Stunden vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musik- und Tanzfestival planen?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Programm und Künstleranfragen. Genehmigungen, Reservierungen und verbindliche Auftrittszusagen solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin klären.
Was muss bei der Technik eines Tanzfestivals getestet werden?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Musiklaptop, Audio-Interfaces und LED-Lichtspots mindestens am Vortag. Prüfe außerdem alle Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Lichtstative und halte Ersatzbatterien bereit.
Wann sollte das Catering für ein Musikfestival bestellt werden?: Bestätige das Catering, sobald die Anmeldungen belastbar sind, spätestens drei Tage vor dem Festival. Ernährungswünsche sollten dann bereits erfasst und an die zuständige Cateringperson weitergegeben sein.
Wie viele Helfer braucht ein Musik- und Tanzfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jeden Bereich ein: Einlass, Kasse, Garderobe, Technik, Workshops und Catering. Bei Schichten von drei bis vier Stunden brauchst du pro Bereich zusätzlich eine Ablösung, damit niemand den ganzen Tag durchgehend arbeitet.

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