Checklist voor een modeshow organiseren

Een modeshow vraagt meer voorbereiding dan alleen outfits en een catwalk. Je moet modellen, ontwerpers, collecties, muziek, licht, haar en visagie op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en een tijdschema en werk daarna toe naar een draaiboek met loopvolgorde en publieksindeling. Plan vooral extra tijd voor pasvormcontroles, backstagewissels en een technische repetitie; daar ontstaan de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Programma en tijdschema maken
2 personen
Thema en dresscode bepalen
2 personen
Modellen selecteren
3 personen
Ontwerpers en merken benaderen
2 personen
Deelnemersgegevens verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek voor de show kiezen
2 personen
Muziekrechten controleren
Collecties en outfits inventariseren
3 personen
Outfits per model indelen
3 personen
Maten en pasvormen controleren
3 personen
Kledingrekken en hangers regelen
Visagie- en haarteam vastleggen
Fotograaf en videograaf vastleggen
Presentator instrueren
2 personen
Loopvolgorde bepalen
3 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Draaiboek delen
Publieksindeling bepalen
2 personen
Catering bestellen
Dranken bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Promotie online plaatsen
Naamkaartjes voorbereiden
Printwerk voorbereiden
Kleding en accessoires ophalen
2 personen
Kleding controleren op schade
3 personen
Kleding labelen per model
3 personen
Outfits stomen en strijken
3 personen
Playlist en presentatietekst klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatie en materialen ophalen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podium en catwalk opbouwen
5 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
3 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Backstage kleding klaarhangen
4 personen
Backstage accessoires klaarleggen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Licht en geluid testen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Modellen ontvangen
2 personen
Modellen registreren
2 personen
Haar en visagie uitvoeren
5 personen
Outfits aantrekken
5 personen
Catwalkloop oefenen
6 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma openen
Dranken serveren
3 personen
Eerste showblok begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Outfits wisselen begeleiden
5 personen
Tweede showblok begeleiden
6 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
3 personen
Derde showblok begeleiden
6 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Bedankwoord uitspreken
Afscheid en bezoekersuitloop begeleiden
4 personen
Kledingstukken verzamelen
4 personen

Nazorg

Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catwalk en stoelen afbreken
5 personen
Licht en geluid afkoppelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Kleding retourneren
3 personen
Accessoires retourneren
2 personen
Foto- en videomateriaal verzamelen
Bedankberichten versturen
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Catwalkpanelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 10
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 12
Spiegelsaantal 8
Paravansaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Kledingstomersaantal 3
Strijkijzersaantal 2
Strijkplankenaantal 2
Kledinghoezenaantal 120
Handspiegelsaantal 6
Make-upspiegelsaantal 4
Kledingstangenaantal 6
Opbergboxenaantal 20
Kledinghangersaantal 180
Naaisetjesaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Stoffen decorpanelenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 10
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Programmabordenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Espressokopjesaantal 40
Dessertbordjesaantal 140
Koffielepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenschortenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de loopvolgorde uiterlijk één week voor de show vast. Koppel per model de outfits, maten en wisselmomenten aan die volgorde, zodat backstage niemand hoeft te zoeken.
Plan minimaal één volledige doorloop met muziek, microfoons, podiumspots en licht. Test daarbij ook alle verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten voordat het publiek binnenkomt.
Reserveer voor elk model een vaste plek achter paravans met een spiegel en kledingrek in de buurt. Leg outfits per loopmoment klaar en voorzie per rek voldoende hangers.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Regel waterglazen voor modellen en medewerkers; backstage wordt drinken vaak te laat klaargezet.
Deel het draaiboek vooraf met presentator, modellen, ontwerpers, haar- en visagieteam, fotograaf en videograaf. Zet daarin per onderdeel een tijdstip, verantwoordelijke en contactpersoon, niet alleen de volgorde van de collecties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modeshow organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en benadering van ontwerpers en merken. Plan de definitieve outfits, loopvolgorde en technische repetitie in de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een modeshow?: Reken voor de show zelf op 1 tot 2 uur, afhankelijk van het aantal collecties en modellen. Reserveer daarnaast minimaal 3 uur voor opbouw, haar en visagie, omkleden en een technische doorloop.
Wanneer moet je modellen en outfits definitief indelen?: Controleer maten en pasvormen uiterlijk 2 weken vooraf en maak daarna de eerste indeling. Bevestig de definitieve outfit- en loopvolgorde uiterlijk 7 dagen voor de show, zodat alle kledingrekken en backstageplekken voorbereid kunnen worden.
Wat moet je testen tijdens de repetitie van een modeshow?: Test minimaal 1 keer de muziek, muziekrechten, microfoons, luidsprekers, lichtstanden en looproute. Laat presentator en modellen het volledige programma doorlopen en controleer of elke outfitwissel binnen de beschikbare tijd lukt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.