Checklist pour organiser un défilé de mode

Un défilé de mode demande une coordination précise entre les créateurs, les mannequins, les équipes beauté, la technique et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le programme avant de lancer les invitations. Les essayages, l’ordre de passage et le déroulé final doivent être verrouillés avant le jour J. Cette checklist rassemble les 85 tâches et les 61 éléments à prévoir pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme et le planning
2 personnes
Définir le thème et le code vestimentaire
2 personnes
Sélectionner les modèles
3 personnes
Contacter les créateurs et les marques
2 personnes
Collecter les données des participants
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Choisir la musique du spectacle
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Inventorier les collections et les tenues
3 personnes
Répartir les tenues par mannequin
3 personnes
Vérifier les tailles et les coupes
3 personnes
Prévoir des portants et des cintres
Réserver l’équipe maquillage et coiffure
Réserver le photographe et le vidéaste
Briefing de l'animateur
2 personnes
Définir l’ordre de passage
3 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Partager le déroulé
Définir la répartition du public
2 personnes
Commander le catering
Commander des boissons
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Préparer les badges nominatifs
Préparer les impressions
Récupérer les vêtements et accessoires
2 personnes
Vérifier l’état des vêtements
3 personnes
Étiqueter les vêtements par modèle
3 personnes
Défroisser et repasser les tenues
3 personnes
Préparer la playlist et le texte de présentation
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le lieu et le matériel
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter le podium et la passerelle
5 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les portants à vêtements
3 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer les vêtements en backstage
4 personnes
Préparer les accessoires backstage
2 personnes
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
Tester l'éclairage et le son
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les mannequins
2 personnes
Enregistrer les mannequins
2 personnes
Réaliser coiffure et maquillage
5 personnes
Enfiler les tenues
5 personnes
S’entraîner au défilé sur le catwalk
6 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Ouvrir le programme
Servir les boissons
3 personnes
Encadrer le premier bloc du spectacle
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le changement de tenue
5 personnes
Encadrer le deuxième bloc du show
6 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer le moment photo
3 personnes
Accompagner le troisième bloc du spectacle
6 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Gérer le départ et la sortie des visiteurs
4 personnes
Rassembler les vêtements
4 personnes

Suivi

Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le podium et les chaises
5 personnes
Débrancher l’éclairage et le son
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les vêtements
3 personnes
Restituer les accessoires
2 personnes
Rassembler les photos et vidéos
Envoyer les messages de remerciement
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux du podiumqté 12
Chaises pour le publicqté 120
Tables bistrotqté 8
Tables pliantesqté 10
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 12
Miroirsqté 8
Paraventsqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Défroisseurs vapeurqté 3
Fers à repasserqté 2
Planches à repasserqté 2
Housses à vêtementsqté 120
Miroirs à mainqté 6
Miroirs de maquillageqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 20
Cintresqté 180
Kits de coutureqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifs en tissuqté 6
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Flèches de signalisationqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Tasses à espressoqté 40
Assiettes à dessertqté 140
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Tabliers de cuisineqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et la date plusieurs semaines à l’avance, puis vérifie immédiatement les besoins en podium, assises, portants, éclairage et prises électriques. Une visite technique évite de découvrir trop tard que les rallonges ou les goulottes de câbles sont insuffisantes.
Ne te contente pas de répartir les tenues par mannequin : contrôle les tailles, les coupes et les changements successifs. Prévois un portant et des cintres clairement identifiés pour chaque zone de préparation.
Finalise l’ordre de passage avant le briefing de l’animateur et partage le déroulé avec les créateurs, les mannequins, le maquillage, la coiffure et la régie. Garde une version imprimée en coulisses pour les modifications de dernière minute.
Teste la musique, la table de mixage, les microphones sans fil et les projecteurs au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les droits musicaux avant de publier le programme ou de diffuser le spectacle.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme le catering au plus tard quelques jours avant l’événement. Pour l’accueil, prévois les verres à eau, les verres à vin, les panneaux de programme et une signalétique visible depuis l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de mode ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un défilé avec plusieurs créateurs, mannequins et prestataires. Les réservations du lieu, de la technique, du photographe et des équipes maquillage-coiffure doivent être faites en premier.
Quand faut-il choisir l’ordre de passage d’un défilé ?: Verrouille l’ordre de passage environ 1 à 2 semaines avant le défilé, après avoir vérifié les collections, les tailles et les changements de tenue. Partage ensuite le déroulé final avec toutes les équipes.
Combien de temps prévoir pour les essayages avant un défilé ?: Réserve au moins 2 à 3 heures pour les essayages et les ajustements, davantage si plusieurs collections sont présentées. Identifie chaque tenue par mannequin et note les changements dans l’ordre de passage.
Quand tester la technique d’un défilé de mode ?: Fais un test complet du son, de la lumière, des câbles et des microphones au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Prévois ensuite un court filage avec l’animateur et la musique du spectacle.

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