Modebeurs organiseren: complete checklist en planning

Een modebeurs staat of valt met een strakke standindeling, duidelijke informatie voor standhouders en een soepel verloop op de dag zelf. Regel eerst datum, locatie en inschrijvingen; werk daarna toe naar bezoekerscommunicatie, catering en techniek. Denk niet alleen aan kledingrekken en paskamerschermen, maar ook aan stroom, pinapparaten, prijskaartjes en routeborden. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je wanneer uitvoert en welke details vaak pas tijdens de opbouw worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Standindeling maken
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen voor bezoekers verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Stroompunten controleren
2 personen
Verzekering en vergunning controleren
Plattegrond afdrukken
Standhouderinformatie afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Kassa- en pinapparaten testen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Cateringmaterialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kledingrekken opstellen
4 personen
Pashokjes opbouwen
3 personen
Spiegels plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders registreren
2 personen
Kleding lossen
4 personen
Standtafels aankleden
4 personen
Kleding presenteren
6 personen
Paskamers controleren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Briefing serviceteam geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree controleren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Paskamers controleren
2 personen
Kleding terughangen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Bezoekers informeren
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Kleding en materialen inladen
4 personen
Kledingrekken afbreken
4 personen
Paskamers afbreken
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting loskoppelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad inpakken
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Kledingrekkenaantal 24
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Paskamerschermenaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 250
Opbergkrattenaantal 30
Spiegelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Stoffen tafelrokkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Decoratieve kledinghangersaantal 40
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Standnummersaantal 20
Routebordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 40

Apparatuur

Pinapparatenaantal 4
Kassa'saantal 4
Bonprintersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Laptopsaantal 2
Labelprintersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Kledingstomersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Lichtspotsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Messenaantal 4
Schalenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Batterijlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de inschrijvingen sluiten, bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor de beurs. Houd rekening met loopruimte, stroompunten, paskamerschermen en voldoende afstand tussen kledingrekken.
Stuur standhouders uiterlijk 7 dagen vooraf één informatiebericht met hun standnummer, opbouwtijd, laad- en losroute, beschikbare tafels en regels voor pinnen, kledingrekken en decoratie.
Test kassa's, pinapparaten, bonprinters, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 dag van tevoren. Neem per betaalpunt een reserveoplossing mee, want een lege batterij of ontbrekende kabel legt de verkoop direct stil.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de beurs en bestel catering op basis van het verwachte bezoekersaantal plus ongeveer 10 procent. Koel dranken pas op de avond ervoor, zodat koelkastruimte en transport beheersbaar blijven.
Leg plattegronden, standhouderinformatie, naambadges, prijskaartjes, standnummers en routeborden klaar in aparte gelabelde dozen. Zo kunnen opbouwteams binnen 15 minuten vinden wat ze nodig hebben en voorkom je zoeken tijdens de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen voor standhouders. Plan de standindeling, catering en bezoekerscommunicatie uiterlijk 2 weken voor de beurs definitief.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een modebeurs?: Reken voor een kleine tot middelgrote modebeurs op minimaal 3 uur opbouwtijd. Plan extra tijd als je marktkramen, kledingrekken, paskamerschermen, verlichting en bewegwijzering zelf moet plaatsen.
Wanneer moet je standhouders bevestigen?: Bevestig standhouders zodra hun aanmelding en betaling of deelname definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk 3 weken voor de beurs. Stuur de definitieve standindeling en praktische informatie daarna uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel drank en catering heb je nodig voor een modebeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas de hoeveelheid daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Bestel ongeveer 10 procent extra catering en sluit dieetwensen 5 dagen vooraf af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.