Checklist pour organiser un salon de la mode

Un salon de la mode demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, stands et logistique. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions des créateurs et des visiteurs. Le plan prévoit aussi la disposition des portants, tables et cabines d’essayage, la restauration, la signalétique et les moyens de paiement. Cette checklist de 79 tâches et 56 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions des visiteurs
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier l’assurance et le permis
Imprimer le plan
Imprimer les informations des exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier le matériel de catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les portants à vêtements
4 personnes
Monter les cabines d’essayage
3 personnes
Installer les miroirs
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Décharger les vêtements
4 personnes
Décorer les tables des stands
4 personnes
Présenter les vêtements
6 personnes
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe de service
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Contrôler l’entrée
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
Remettre les vêtements sur cintre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Informer les visiteurs
2 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Charger les vêtements et le matériel
4 personnes
Démonter les portants à vêtements
4 personnes
Démonter les cabines d’essayage
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Débrancher l'éclairage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Portants à vêtementsqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Paravents de cabine d'essayageqté 8
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 250
Caisses de rangementqté 30
Miroirsqté 8
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappes de table en tissuqté 12
Nappesqté 12
Cintres décoratifsqté 40
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Numéros de standqté 20
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 40

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Imprimantes de reçusqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Défroisseurs vapeurqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Spots lumineuxqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Carafes d’eauqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Couteauxqté 4
Saladiersqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Aspirateursqté 2
Chariots de ménageqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Confirme les exposants avant d’imprimer le plan des stands. Prévois une version finale avec les numéros de stand, les informations utiles et les éventuels besoins particuliers de chaque participant.
Traite les besoins alimentaires plusieurs jours avant de commander le catering. Vérifie aussi les points d’alimentation et le matériel nécessaire pour servir les tasses, verres, assiettes et couverts.
Teste les caisses, terminaux de paiement et imprimantes de reçus avant l’ouverture. Prépare également les rallonges et multiprises afin d’éviter une installation improvisée le jour du salon.
Organise l’arrivée des exposants avec une zone de chargement et de déchargement clairement balisée. Les portants, tables, miroirs et caisses de rangement doivent pouvoir être installés sans bloquer les visiteurs.
Prépare les badges nominatifs, étiquettes de prix, panneaux directionnels et autocollants fléchés avant l’ouverture du lieu. Branche ensuite l’éclairage et vérifie le parcours complet depuis l’entrée jusqu’aux stands et aux cabines d’essayage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la mode ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, recruter les exposants, gérer les inscriptions, commander le catering et finaliser le plan des stands.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirme les exposants au plus tard 3 à 4 semaines avant le salon. Tu pourras alors imprimer le plan, attribuer les numéros de stand, préparer les badges et communiquer les informations pratiques.
Quand commander le catering pour un salon de la mode ?: Passe la commande environ 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Vérifie ensuite les quantités, les points d’alimentation et le matériel de service 1 à 2 jours avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier le jour de l’ouverture ?: Ouvre le lieu suffisamment tôt pour contrôler le balisage, l’éclairage, les branchements, les stands, les moyens de paiement et la signalétique. Prévois idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour corriger les derniers problèmes.

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