Checklist para organizar una feria de moda sin olvidos

Una feria de moda necesita más que confirmar una fecha y colocar los puestos. Hay que coordinar a los expositores, cerrar las inscripciones, distribuir el espacio, preparar los probadores y comprobar que los pagos funcionen antes de abrir. Esta checklist reúne 79 tareas y 56 materiales, desde los permisos y el plano hasta las bebidas frías, la iluminación y la zona de carga. Úsala por fases para llegar al día del evento con menos decisiones pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Hacer el plano de puestos
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Procesar las inscripciones de visitantes
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el seguro y el permiso
Imprimir el plano
Imprimir información para expositores
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Probar la caja registradora y los terminales de pago
2 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar los materiales de catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colocar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar percheros
4 personas
Montar los probadores
3 personas
Colocar espejos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Descargar la ropa
4 personas
Decorar las mesas altas
4 personas
Presentar la ropa
6 personas
Comprobar los probadores
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Dar la briefing al equipo de servicio
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Controlar la entrada
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Comprobar los probadores
2 personas
Volver a colgar la ropa
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Informar a los visitantes
2 personas
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Cargar ropa y materiales
4 personas
Desmontar los percheros
4 personas
Desmontar los probadores
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Recoger objetos perdidos
Empaquetar el material
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Percheroscant. 24
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Biombos para probadorescant. 8
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 250
Cajas de almacenamientocant. 30
Espejoscant. 8
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Faldas de mesa de telacant. 12
Mantelescant. 12
Perchas decorativascant. 40
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Números de standcant. 20
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 40

Equipo

Datáfonoscant. 4
Cajas registradorascant. 4
Impresoras de reciboscant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Portátilescant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Vaporizadores de ropacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Focoscant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras de servircant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Abrebotellascant. 4
Cuchilloscant. 4
Bandejascant. 12

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Aspiradorascant. 2
Carros de limpiezacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de bateríacant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos; después publica la inscripción de expositores. Deja al menos 2 semanas para recibir solicitudes y poder distribuir los puestos sin improvisar.
Haz el plano cuando conozcas los expositores confirmados. Reserva espacio para percheros, espejos, probadores, mesas y una zona de carga y descarga claramente señalizada.
Prueba las cajas registradoras, los datáfonos, las impresoras de recibos, los cables alargadores y las regletas antes del montaje. Repite la prueba el día anterior si el equipo ha estado almacenado.
Pide al catering después de recoger las preferencias dietéticas de los visitantes y expositores. Confirma las cantidades y los materiales de servicio al menos 3 días antes para no acabar buscando tazas, vasos o cubiertos a última hora.
Prepara acreditaciones, etiquetas de precios, números de puesto, señales de ruta y el plano impreso antes de abrir el recinto. Reserva entre 60 y 90 minutos para montar iluminación, mobiliario y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de moda?: Empieza al menos 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para confirmar el lugar, invitar a los expositores, gestionar las inscripciones, revisar permisos y publicar la invitación a visitantes.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Hazlo cuando las inscripciones de expositores estén cerradas y tengas confirmadas las necesidades de cada puesto, idealmente entre 10 y 14 días antes. Imprime una copia para el equipo y otra para los expositores.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de moda?: Comprueba la electricidad, la iluminación, los pagos, las cajas, los datáfonos, la señalización y el material de catering. Deja las bebidas enfriándose y prepara acreditaciones, etiquetas y números de puesto como máximo la tarde anterior.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de moda?: Calcula entre 60 y 90 minutos para abrir el lugar, delimitar la carga y descarga, colocar puestos, percheros, mesas, espejos y probadores, y conectar la iluminación. Añade 30 minutos si deben llegar muchos expositores a la vez.

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