Mediapresentatie organiseren: checklist en planning
Een mediapresentatie vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, spreker en presentatie. Je moet persuitnodigingen, aanmeldingen, mediakit, techniek en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna toe naar een gecontroleerde ontvangst en presentatie. Op deze checklist staan 71 taken en 58 spullen, zodat je ook details zoals HDMI-adapters, naambadges, dieetwensen en leveringstijden niet op het laatste moment hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Presentatoren bevestigen
Sprekersinformatie verzamelen
Perslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Mediakit voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Persmappen samenstellen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Technische apparatuur reserveren
Persbericht opstellen
Programma publiceren
Naambadges printen
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Presentaties controleren
2 personen
Socialmediaberichten plannen
Routebeschrijving versturen
Leveringstijden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Persmappen klaarleggen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Techniek lossen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Persmappen opstellen
2 personen
Catering uitladen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Techniek volledig testen
3 personen
Sprekers briefen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Presentatie begeleiden
2 personen
Foto- en videomoment begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Contactgegevens van pers noteren
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Persbericht nazenden
Fotomateriaal verzamelen
Bedankbericht versturen
Media-aanvragen opvolgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 3
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Presentatieklikkeraantal 2
- Pennenlaser
Servies
- Wijnglazenaantal 90
- Waterglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 80
- Serveerbestekaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koks - en broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
Decoratie
- Achterwand met logo
- Tafelkledenaantal 10
- Tafellopersaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 100
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Pijlenstickersaantal 24
- Tafelnummersaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast. Bevestig daarna presentatoren en sprekers, zodat uitnodigingen en persinformatie uiterlijk enkele weken vooraf inhoudelijk kloppen.
- Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging uitgaat en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag direct naar dieetwensen en verstuur routebeschrijving en programma opnieuw zodra er wijzigingen zijn.
- Controleer presentaties minimaal één werkdag vooraf op bestandsformaat, lettertypen en video’s. Test op locatie de projector, het scherm, de laptop, HDMI-kabels en adapters; neem ook een presentatieklikker mee.
- Maak per aanwezige een badge en print de aanwezigheidslijst vóór de opbouw. Richt een aparte registratietafel in en plan een duidelijk moment voor het uitdelen van persmappen en de mediakit.
- Bevestig leveringstijden van catering en apparatuur uiterlijk de dag ervoor. Koel dranken op tijd, zet waterglazen klaar en wijs één persoon aan die tijdens de presentatie techniek en microfoons bewaakt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een mediapresentatie?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, programma, presentatoren en perslijst. Verstuur uitnodigingen zodra de sprekersinformatie en het aanmeldformulier klaar zijn; controleer techniek en catering uiterlijk 1 werkdag vooraf.
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een mediapresentatie?
- Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de presentatie. Verstuur ongeveer 1 week vooraf een herinnering met programma, routebeschrijving en praktische informatie.
- Hoeveel drankjes heb je nodig voor een mediapresentatie?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en andere dranken. Voor een programma van 2 uur komt dat neer op ongeveer 4 tot 5 drankjes per aanwezige, met extra water voor sprekers.
- Wanneer test je de apparatuur voor een mediapresentatie?
- Doe een volledige technische test minimaal 1 werkdag vooraf en herhaal de controle bij de opbouw. Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels en adapters samen met microfoons, luidsprekers en het mengpaneel.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!