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Medienpräsentation organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Medienpräsentation steht und fällt mit einem klaren Ablauf und verlässlicher Vorbereitung. Plane zuerst Datum, Programm, Moderation und Location, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Presseverteiler, Anmeldeformular, Mediakit, Präsentationen und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem Techniktests, Namensschilder, Anwesenheitsliste, Wegbeschreibung und gekühlte Getränke. Die Checkliste führt dich durch alle 71 Aufgaben und 58 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Moderatoren bestätigen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Presseverteiler zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Mediakit vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Pressemappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Fotograf buchen

  • Technische Geräte reservieren

  • Pressemitteilung verfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge planen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Lieferzeiten bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Pressemappen bereitlegen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Pressemappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Catering ausladen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Technik vollständig testen

    3 Personen

  • Sprecher briefen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Foto- und Videomoment begleiten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kontaktdaten der Presse notieren

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Pressemitteilung nachsenden

  • Fotomaterial sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Medienanfragen nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • BarhockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • Pennenlaser

Geschirr

  • WeingläserAnz. 90
  • WassergläserAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 80
  • ServierbesteckAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

  • Logo-Rückwand
  • TischdeckenAnz. 10
  • TischläuferAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • PfeilaufkleberAnz. 24
  • TischnummernAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Moderation früh fest und sammle die Sprecherinformationen, bevor du die Einladungen verschickst. So kannst du Zeiten, Themen und Namen vollständig veröffentlichen.
  • Öffne das Anmeldeformular mehrere Wochen vor dem Termin und frage Ernährungswünsche direkt ab. Die endgültige Cateringzahl solltest du spätestens 3 bis 5 Tage vorher bestätigen.
  • Prüfe jede Präsentation auf dem vorgesehenen Laptop und mit dem Projektor. Teste HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens am Vortag gemeinsam vor Ort.
  • Bereite Pressemappen, Mediakit, Namensschilder und Anwesenheitsliste nicht erst am Veranstaltungstag vor. Drucke Namensschilder und Liste spätestens am Vorabend anhand der bestätigten Anmeldungen.
  • Bestätige Lieferzeiten und kaufe Getränke rechtzeitig ein, damit Wasser, Kaffee und weitere Getränke vor Beginn gekühlt sind. Plane für den Empfang außerdem Registrierungstisch, Stühle, Gläser, Tassen und Servierbesteck ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Medienpräsentation organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location, Programm und Moderation. Presseverteiler, Einladungen, Anmeldungen und Mediakit brauchen anschließend mehrere Wochen Vorlauf.
Wann sollte man die Einladungen zur Medienpräsentation verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Anwesenheitsliste mit realistischen Zahlen vorbereitet werden können.
Wie lange vorher muss die Technik für eine Medienpräsentation getestet werden?
Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor Beginn alle Anschlüsse. Dazu gehören Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker.
Was muss am Tag vor der Medienpräsentation fertig sein?
Am Vorabend sollten Präsentationen geprüft, Pressemappen zusammengestellt, Namensschilder und Anwesenheitsliste gedruckt sowie Lieferzeiten bestätigt sein. Getränke können dann bereits gekühlt und die wichtigsten Materialien am Registrierungstisch bereitgelegt werden.

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