Checklist para organizar una presentación multimedia sin imprevistos
Una presentación multimedia combina ponentes, contenidos, prensa, asistentes y bastante equipo técnico. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y el programa hasta las indicaciones finales, el catering y las pruebas de sonido e imagen. Reserva con tiempo el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces, y no dejes para el último día las presentaciones de los ponentes. También encontrarás los preparativos que suelen quedarse fuera: preferencias dietéticas, credenciales, materiales de prensa y listas de asistencia.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar presentadores
Recopilar información de los ponentes
Elaborar la lista de prensa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Preparar el kit de prensa
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar carpetas de prensa
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar fotógrafo
Reservar equipo técnico
Redactar el comunicado de prensa
Publicar el programa
Imprimir credenciales
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Revisar las presentaciones
2 personas
Planificar las publicaciones en redes sociales
Enviar indicaciones
Confirmar los horarios de entrega
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar equipos técnicos
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar los dossiers de prensa
2 personas
Descargar el catering
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar toda la técnica
3 personas
Informar a los ponentes
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Coordinar el momento de fotos y vídeo
2 personas
Recoger preguntas del público
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anotar los datos de contacto de la prensa
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar el comunicado de prensa
Reunir material fotográfico
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a las solicitudes de medios
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Puntero láser
Vajilla
- Copas de vinocant. 90
- Vasos para aguacant. 90
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 80
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
Decoración
- Fondo con logotipo
- Mantelescant. 10
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Señales de orientacióncant. 8
- Pegatinas de flechascant. 24
- Números de mesacant. 10
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar a los presentadores, recopilar sus datos y abrir el formulario de inscripción.
- Pide las presentaciones con una fecha límite de 7 días antes del evento y revísalas en el mismo portátil que usarás allí. Comprueba especialmente vídeos, tipografías, proporciones de pantalla y adaptadores HDMI.
- Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de recibir al público: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables alargadores, regletas y clic de presentación.
- Cierra el catering cuando tengas una previsión fiable de asistentes y recoge las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Calcula por separado las necesidades de agua, café, vajilla y bebidas para evitar que falten durante las pausas.
- Prepara el registro el día anterior: mesa, credenciales, lista de asistencia, indicaciones y carpetas de prensa. Envía a ponentes y asistentes los horarios de entrega y acceso como mínimo 48 horas antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación multimedia?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los ponentes y contratar el equipo técnico. Durante la última semana se cierran las inscripciones, el catering, las presentaciones y los materiales de prensa.
- ¿Cuándo debo pedir las presentaciones de los ponentes?
- Solicítalas entre 10 y 14 días antes y fija como límite 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para revisarlas, unificarlas si hace falta y probar vídeos o archivos que puedan fallar.
- ¿Qué equipo técnico necesito para una presentación multimedia?
- Como base, prepara un proyector, pantalla, portátil, cables y adaptadores HDMI, micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y mesa de mezclas. Reserva también cables alargadores, regletas, baterías externas, un clic de presentación y un puntero láser.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering y las dietas?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final con el catering entre 5 y 7 días antes. Revisa después que haya suficiente vajilla, jarras de café, vasos para agua y espacio para las mesas de buffet.
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