Checklist pour organiser une présentation média

Une présentation média réussie repose sur un déroulé précis et des confirmations faites à temps. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis avance vers les invitations, les intervenants et le dossier de presse. Les derniers jours servent surtout à vérifier les inscriptions, la technique, les livraisons et l’accueil. Cette checklist t’aide à suivre les 71 tâches du plan sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les présentateurs
Rassembler les informations sur les intervenants
Établir la liste de presse
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Préparer le kit média
2 personnes
Rassembler les présentations
Composer les dossiers de presse
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver le photographe
Réserver le matériel technique
Rédiger le communiqué de presse
Publier le programme
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Vérifier les présentations
2 personnes
Planifier les publications sur les réseaux sociaux
Envoyer les indications d'accès
Confirmer les délais de livraison
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Décharger le service traiteur
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester entièrement la technique
3 personnes
Briefer les intervenants
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Encadrer le moment photo et vidéo
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Noter les coordonnées de la presse
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Relayer le communiqué de presse
Rassembler le matériel photo
Envoyer un message de remerciement
Assurer le suivi des demandes médias

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Pointe-laser

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à eauqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Fond de scène avec logo
Nappesqté 10
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Autocollants flèchesqté 24
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme au moins 6 semaines avant la présentation, puis confirme rapidement le lieu et les présentateurs. Un changement tardif oblige souvent à refaire les invitations, le communiqué et les supports.
Envoie les invitations dès que la liste de presse est propre et ouvre le formulaire d’inscription en même temps. Prévois une relance 7 à 10 jours avant l’événement pour obtenir les confirmations et les besoins alimentaires.
Prépare le kit média et les dossiers de presse au plus tard 3 jours avant. Vérifie que chaque présentation est bien rassemblée, lisible sur l’ordinateur prévu et disponible dans le format utilisé sur place.
Teste toute la chaîne technique la veille : projecteur, écran, ordinateur, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, haut-parleurs et rallonges. Garde aussi des batteries externes et un cliqueur de présentation à l’accueil technique.
Le jour J, installe la table d’inscription avant l’arrivée des invités et place les badges, la liste de présence et les indications d’accès au même endroit. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et confirme les délais de livraison du catering et du matériel.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une présentation média ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date, dès que le programme, le lieu et les principaux intervenants sont confirmés. Fais une relance 7 à 10 jours avant pour actualiser les inscriptions.
Quand préparer le dossier de presse ?: Prépare le contenu au moins 1 semaine avant, puis finalise les dossiers 3 jours avant la présentation. Ce délai laisse le temps de corriger les informations sur les intervenants et d’imprimer les exemplaires nécessaires.
Combien de temps avant tester le matériel technique ?: Fais un test complet la veille, pendant 30 à 60 minutes, dans la salle prévue. Vérifie notamment le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les haut-parleurs.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Recueille les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant. Confirme aussi l’heure de livraison au plus tard la veille.

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