Zo organiseer je een mbo open dag zonder losse eindjes

Een mbo open dag staat of valt met een logische route voor bezoekers en een strak programma achter de schermen. Begin met datum, ruimtes en voorlichtingsonderwerpen; regel daarna de publicatie, aanmeldingen en personeelsindeling. In de laatste weken verschuift de aandacht naar rondleidingen, proeflessen, techniek, catering en bewegwijzering. Dit stappenplan helpt je vooral met de volgorde en met zaken die vaak pas op de ochtend zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en lokalen selecteren
2 personen
3
Voorlichtingsonderwerpen bepalen
3 personen
4
Open dag online publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Scholen en decanen informeren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
11
Programma definitief maken
3 personen
12
Rondleidingen inplannen
2 personen
13
Proeflessen inplannen
3 personen
14
Docenten voor lokalen indelen
2 personen
15
Studentambassadeurs inroosteren
2 personen
16
Catering reserveren
17
Materialen voor demonstraties verzamelen
4 personen
18
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Presentaties controleren
3 personen
21
Laptops en schermen testen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Registratielijsten afdrukken
25
Infomappen samenstellen
4 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Lokalen opruimen
4 personen
28
Informatiebalies opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
30
Bewegwijzering ophangen
3 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
3 personen
32
Presentatieruimtes inrichten
4 personen
33
Praktijkl lokalen inrichten
6 personen
34
Demonstratiematerialen klaarzetten
5 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Koffiepunten inrichten
3 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Techniek opnieuw testen
2 personen
39
Briefing voor medewerkers geven
4 personen

Event

40
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Naambadges uitdelen
2 personen
43
Infomappen uitdelen
2 personen
44
Bezoekers naar lokalen verwijzen
4 personen
45
Rondleidingen begeleiden
5 personen
46
Voorlichtingspresentaties geven
4 personen
47
Proeflessen begeleiden
8 personen
48
Praktijkdemonstraties uitvoeren
8 personen
49
Vragen over opleidingen beantwoorden
6 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Technische storingen oplossen
2 personen
57
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

59
Registratiebalie sluiten
2 personen
60
Demonstratiematerialen verzamelen
5 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Ruimtes schoonmaken
5 personen
67
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Aanmeldgegevens archiveren
72
Bedankmail naar bezoekers sturen
73
Opvolgvragen beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratiebaliesaantal 3
Informatietafelsaantal 18
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Beameraantal 4
Projectieschermenaantal 4
Presentatieschermenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
USB-sticksaantal 6
Wifi-versterkersaantal 4

Decoratie

Schoolvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 3
Decoratieve plantenaantal 12
Infopostersaantal 30
Programmabordenaantal 8
Pijlbordenaantal 24
Whiteboardsaantal 8

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Serveerpannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Koffielepelsaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst op hoofdlijnen en koppel daarna elk onderdeel aan een lokaal, docent en studentambassadeur. Plan rondleidingen en proeflessen in tijdblokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten, zodat bezoekers kunnen kiezen zonder overlap.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en capaciteit per onderdeel vaststaan. Verwerk aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat catering en lokalen niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Test laptops, beamers, projectieschermen, presentatieschermen, draadloze microfoons en luidsprekers minimaal 3 dagen voor de open dag in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten en wifi-versterkers; een presentatie werkt niet als de aansluiting ontbreekt.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de registratiebalies tot aan lokalen, rondleidingen en catering. Hang infoposters en bewegwijzering op en leg een plattegrond klaar; bezoekers die verdwalen belasten direct de ontvangst en studentambassadeurs.
Zet registratiebalies, informatietafels en stoelen de dag ervoor klaar en stel infomappen, naambadges en registratielijsten per tijdsblok samen. Koel dranken vooraf en reserveer voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker; vul daarna aan op basis van de aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mbo open dag organiseren?: Leg datum, programma en ruimtes bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Publiceer daarna de open dag en open het aanmeldformulier, zodat scholen, decanen en bezoekers nog minimaal 6 weken hebben om te reageren.
Wanneer moet het programma van een mbo open dag definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 3 weken voor de open dag definitief. Dan kun je rondleidingen en proeflessen inplannen, docenten en studentambassadeurs indelen en bezoekers tijdig antwoorden op hun vragen.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een mbo open dag?: Plan minimaal één verantwoordelijke bij de registratie, één aanspreekpunt voor techniek en per actief lokaal een docent of begeleider. Voeg per rondleiding minstens één studentambassadeur toe en maak een achterwacht voor uitval.
Wat moet je de dag voor een mbo open dag controleren?: Controleer de route, lokalen, registratielijsten, infomappen, naambadges en catering de dag ervoor. Test alle presentaties en apparatuur opnieuw en leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten en powerbanks op de juiste plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.