Organiser une journée portes ouvertes en MBO, étape par étape

Une journée portes ouvertes en MBO demande surtout une bonne coordination entre l’accueil, les équipes pédagogiques et les étudiants ambassadeurs. Commencez par fixer la date, le programme et les espaces, puis ouvrez rapidement les inscriptions afin d’estimer les flux de visiteurs. Les visites guidées, les cours d’essai et les démonstrations doivent ensuite être planifiés salle par salle. Gardez les derniers jours pour tester les ordinateurs, les écrans, la signalétique et les listes d’inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Sélectionner les espaces et les salles
2 personnes
3
Définir les thèmes d’information
3 personnes
4
Publier la journée portes ouvertes en ligne
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Informer les écoles et les doyens
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
11
Finaliser le programme
3 personnes
12
Planifier les visites guidées
2 personnes
13
Planifier les cours d’essai
3 personnes
14
Répartir les enseignants dans les salles
2 personnes
15
Planifier les ambassadeurs étudiants
2 personnes
16
Réserver le catering
17
Rassembler le matériel pour les démonstrations
4 personnes
18
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier les présentations
3 personnes
21
Tester les ordinateurs portables et les écrans
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Imprimer les listes d’inscription
25
Composer les dossiers d’information
4 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes
27
Ranger les locaux
4 personnes
28
Monter les stands d'information
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
6 personnes
30
Installer la signalétique
3 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
3 personnes
32
Aménager les espaces de présentation
4 personnes
33
Aménager les salles de pratique
6 personnes
34
Installer le matériel de démonstration
5 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Aménager les points café
3 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Revérifier la technique
2 personnes
39
Donner le briefing aux collaborateurs
4 personnes

Événement

40
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
43
Distribuer les dossiers d'information
2 personnes
44
Orienter les visiteurs vers les salles
4 personnes
45
Accompagner les visites guidées
5 personnes
46
Animer des présentations d'information
4 personnes
47
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
48
Réaliser des démonstrations pratiques
8 personnes
49
Répondre aux questions sur les formations
6 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
57
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
60
Rassembler le matériel de démonstration
5 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les espaces
5 personnes
67
Retirer la signalétique
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Archiver les données d’inscription
72
Envoyer un e-mail de remerciement aux visiteurs
73
Répondre aux questions de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’inscriptionqté 3
Tables d’informationqté 18
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 20
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Vidéoprojecteurqté 4
Écrans de projectionqté 4
Écrans de présentationqté 6
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 10
Clés USBqté 6
Répéteurs Wi-Fiqté 4

Décoration

Drapeaux de l’écoleqté 8
Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 3
Plantes décorativesqté 12
Affiches d’informationqté 30
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 24
Tableaux blancsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Poêles de serviceqté 6
Poubellesqté 12
Cuillères à caféqté 30

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de communiquer la date. Prévoyez des créneaux distincts pour les visites guidées et les cours d’essai, puis attribuez un enseignant et un étudiant ambassadeur à chaque salle.
Ouvrez le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour traiter les demandes alimentaires et les questions des visiteurs. Imprimez les listes d’inscription au plus tard la veille et gardez une version numérique à jour.
Faites un plan de circulation simple avec l’accueil, les tables d’information, les salles de cours et les espaces de démonstration. Installez les affiches et la signalétique avant l’arrivée des premiers visiteurs, pas pendant l’accueil.
Testez chaque ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran de présentation et microphone au moins un jour avant. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, passe-câbles et batteries externes : ce sont les petits oublis qui bloquent souvent une démonstration.
Réservez le catering après avoir estimé le nombre d’inscrits et leurs besoins alimentaires. Refroidissez les boissons la veille, préparez les dossiers d’information et répartissez clairement les personnes chargées de l’accueil, des visites et des salles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes en MBO ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, publier l’événement, ouvrir les inscriptions, organiser les salles et confirmer les enseignants, étudiants ambassadeurs et prestataires.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez-les au moins 4 semaines avant l’événement. Traitez les inscriptions chaque semaine afin d’anticiper les besoins alimentaires, le nombre de groupes et la capacité des cours d’essai.
Quand préparer la signalétique et le plan des salles ?: Finalisez le plan environ 7 jours avant, puis installez la signalétique la veille. Prévoyez un itinéraire visible depuis l’entrée jusqu’à l’accueil, aux tables d’information et aux salles de visite.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Contrôlez les listes d’inscription, les badges, les dossiers d’information, le catering et les boissons. Testez aussi tout le matériel audiovisuel et chargez les appareils au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.