Tag der offenen Tür am mbo planen: Ablauf und Checkliste

Ein Tag der offenen Tür am mbo wirkt für Besucher nur dann übersichtlich, wenn Programm, Räume und Ansprechpersonen früh zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum, Zielgruppen und den Informationsthemen, bevor Sie Einladungen verschicken oder Anmeldungen öffnen. Danach folgen Raumplanung, Führungen, Probestunden und die Einteilung von Lehrkräften und Studentenbotschaftern. In den letzten Tagen zählen vor allem Techniktests, Beschilderung, Teilnehmerlisten und die Vorbereitung der Infomappen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Klassenräume auswählen
2 Personen
3
Informationsthemen festlegen
3 Personen
4
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Schulen und Dekane informieren
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Besucherfragen beantworten
2 Personen
11
Programm finalisieren
3 Personen
12
Führungen planen
2 Personen
13
Probestunden einplanen
3 Personen
14
Lehrkräfte den Räumen zuordnen
2 Personen
15
Studentenbotschafter einteilen
2 Personen
16
Catering reservieren
17
Materialien für Demonstrationen sammeln
4 Personen
18
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Präsentationen prüfen
3 Personen
21
Laptops und Bildschirme testen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Anmeldelisten ausdrucken
25
Infomappen zusammenstellen
4 Personen
26
Catering vorbereiten
3 Personen
27
Räume aufräumen
4 Personen
28
Infostände aufbauen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
30
Beschilderung anbringen
3 Personen
31
Empfangstheke einrichten
3 Personen
32
Präsentationsräume einrichten
4 Personen
33
Praktikumsräume einrichten
6 Personen
34
Demonstrationsmaterialien bereitstellen
5 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
37
Snacks bereitstellen
3 Personen
38
Technik erneut testen
2 Personen
39
Briefing für Mitarbeitende geben
4 Personen

Event

40
Empfangstheke besetzen
3 Personen
41
Besucher registrieren
3 Personen
42
Namensschilder verteilen
2 Personen
43
Infomappen verteilen
2 Personen
44
Besucher zu Räumen lotsen
4 Personen
45
Führungen begleiten
5 Personen
46
Informationsvorträge halten
4 Personen
47
Schnupperstunden betreuen
8 Personen
48
Praxisdemonstrationen durchführen
8 Personen
49
Fragen zu Schulungen beantworten
6 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Cateringtische sauber halten
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
2 Personen
56
Technische Störungen beheben
2 Personen
57
Besucherströme lenken
3 Personen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

59
Registrierungstheke schließen
2 Personen
60
Vorführungsmaterial sammeln
5 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Räume reinigen
5 Personen
67
Beschilderung entfernen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Anmeldedaten archivieren
72
Dankesmail an Besucher senden
73
Rückfragen beantworten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

RegistrierungsschalterAnz. 3
InformationstischeAnz. 18
KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 20
TischdeckenAnz. 24
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
BeamerAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 10
USB-SticksAnz. 6
WLAN-VerstärkerAnz. 4

Dekoration

SchulfahnenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 3
Dekorative PflanzenAnz. 12
Info-PosterAnz. 30
ProgrammschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 24
WhiteboardsAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 6
ServierpfannenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 30

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst ein Programm mit festen Zeitfenstern fest. Planen Sie Führungen und Probestunden nicht gleichzeitig in denselben Räumen und lassen Sie mindestens 15 Minuten Wechselzeit dazwischen.
Ordnen Sie jedem Klassenraum eine verantwortliche Lehrkraft und mindestens einen Studentenbotschafter zu. Prüfen Sie spätestens eine Woche vorher, ob alle Beteiligten ihre Einsatzzeiten und Treffpunkte kennen.
Öffnen Sie das Anmeldeformular früh genug, damit Sie Besucherzahlen und Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung auswerten können. Drucken Sie die Anmeldelisten zusätzlich am Vortag aus, falls der Empfang keinen Zugriff auf das System hat.
Testen Sie Laptops, Beamer, Projektionsleinwände, Präsentationsbildschirme, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher im jeweiligen Raum. Legen Sie Verlängerungskabel, Kabelmatten, USB-Sticks und Powerbanks nicht erst am Veranstaltungstag bereit.
Erstellen Sie einen Lageplan mit Raumnummern, Führungswegen und Informationstischen. Bringen Sie die Info-Poster und Wegweiser vor der Öffnung an und richten Sie den Registrierungsschalter so ein, dass sich mindestens zwei Besucher gleichzeitig anmelden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür am mbo planen?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumplanung. Öffnen Sie die Anmeldung spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, damit Sie Besucherzahlen und Personalbedarf realistisch einschätzen können.
Wie viel Wechselzeit braucht man zwischen Führungen und Probestunden?: Planen Sie mindestens 15 Minuten zwischen zwei Programmpunkten ein. Bei weit auseinanderliegenden Räumen sind 20 bis 30 Minuten sinnvoll, damit Besucher den Weg finden und Räume neu vorbereitet werden können.
Wann sollte das Catering für den Tag der offenen Tür bestellt werden?: Reservieren Sie das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen. Erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und gleichen Sie die endgültige Anzahl danach noch einmal ab.
Was muss man am Vortag eines Tags der offenen Tür prüfen?: Prüfen Sie am Vortag alle Präsentationen und die Technik in den vorgesehenen Räumen. Stellen Sie außerdem Namensschilder, Infomappen, Anmeldelisten, Beschilderung und gekühlte Getränke bereit, damit am Morgen nur noch der Empfang aufgebaut werden muss.

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