Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de Mbo

Una jornada de puertas abiertas de Mbo necesita más que aulas abiertas y folletos. Primero fija la fecha, el programa y los espacios; después organiza las inscripciones, las visitas guiadas y las clases de prueba. En los días previos tendrás que comprobar presentaciones, portátiles, pantallas, sonido y señalización. Este plan te ayuda a coordinar a profesores, estudiantes embajadores y recepción sin dejar para el último momento lo que los visitantes necesitan para orientarse.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Seleccionar espacios y aulas
2 personas
3
Determinar los temas de información
3 personas
4
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Informar a las escuelas y a los decanos
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
11
Definir el programa final
3 personas
12
Programar visitas guiadas
2 personas
13
Programar clases de prueba
3 personas
14
Asignar a los profesores a las aulas
2 personas
15
Programar a los embajadores estudiantiles
2 personas
16
Reservar el catering
17
Reunir materiales para demostraciones
4 personas
18
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Revisar las presentaciones
3 personas
21
Probar los portátiles y las pantallas
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Imprimir listas de registro
25
Preparar carpetas informativas
4 personas
26
Preparar el catering
3 personas
27
Recoger las aulas
4 personas
28
Montar mostradores de información
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
6 personas
30
Colgar señalización
3 personas
31
Montar el mostrador de recepción
3 personas
32
Montar las salas de presentación
4 personas
33
Montar las aulas prácticas
6 personas
34
Preparar el material de demostración
5 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Montar puntos de café
3 personas
37
Preparar los aperitivos
3 personas
38
Probar de nuevo la técnica
2 personas
39
Dar briefing al personal
4 personas

Evento

40
Atender la recepción
3 personas
41
Registrar a los visitantes
3 personas
42
Repartir acreditaciones
2 personas
43
Repartir carpetas informativas
2 personas
44
Indicar a los visitantes los locales
4 personas
45
Guiar visitas
5 personas
46
Dar presentaciones informativas
4 personas
47
Guiar las clases de prueba
8 personas
48
Realizar demostraciones prácticas
8 personas
49
Responder preguntas sobre formaciones
6 personas
50
Servir café y té
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
2 personas
56
Resolver incidencias técnicas
2 personas
57
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

59
Cerrar la recepción de inscripciones
2 personas
60
Recopilar materiales de demostración
5 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Recoger mesas y sillas
6 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar espacios
5 personas
67
Retirar la señalización
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Guardar la catering sobrante
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Archivar datos de inscripción
72
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
73
Responder a las preguntas de seguimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de registrocant. 3
Mesas informativascant. 18
Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 20
Mantelescant. 24
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Portátilescant. 12
Proyectorcant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Pantallas de presentacióncant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 4
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Memorias USBcant. 6
Amplificadores wificant. 4

Decoración

Banderas de la escuelacant. 8
Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 3
Plantas decorativascant. 12
Carteles informativoscant. 30
Carteles del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 24
Pizarras blancascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Termoscant. 12
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Papeleracant. 12
Cucharillas de cafécant. 30

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recorrido del visitante: define dónde se registra, qué aulas visita y dónde termina. Con ese orden puedes asignar espacios, preparar el mapa y colocar carteles informativos sin improvisar el mismo día.
Abre las inscripciones antes de cerrar el programa. Pregunta también por preferencias dietéticas y usa esos datos para ajustar el catering; cambiar cantidades o menús en la última semana suele ser complicado.
Programa las visitas guiadas y las clases de prueba con horarios concretos, dejando unos minutos entre grupos. Así los profesores pueden cambiar de aula y los embajadores pueden acompañar a los siguientes visitantes sin crear colas.
Haz una prueba técnica completa al menos 48 horas antes: portátiles, proyector, pantallas, micrófonos, altavoces, cables, regletas y wifi. Guarda presentaciones en memorias USB y ten baterías externas disponibles por si falla una conexión.
Prepara la recepción el día anterior, con mostradores, listas de registro, acreditaciones y carpetas informativas. Enfría las bebidas y coloca mesas, sillas, percheros y material de servicio antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de Mbo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, espacios, temas y responsables. Abre las inscripciones cuanto antes y reserva el catering después de revisar las primeras preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de una jornada de puertas abiertas?: Cierra la versión final aproximadamente una semana antes. Deja los últimos días para comunicar cambios, imprimir listas, preparar acreditaciones y confirmar horarios con profesores y estudiantes embajadores.
¿Qué hay que comprobar antes de una jornada de puertas abiertas de Mbo?: Entre 24 y 48 horas antes, prueba todos los portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces y conexiones wifi. Revisa también el mapa, la señalización, las presentaciones y el material de las demostraciones.
¿Cuánto tiempo debe durar una visita guiada en un centro de Mbo?: Reserva entre 30 y 45 minutos por recorrido, según el número de aulas y talleres incluidos. Añade al menos 10 minutos entre grupos para evitar cruces y dar tiempo a los embajadores para volver al punto de salida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.