Checklist voor een League-of-Legends-toernooi

Een League-of-Legends-toernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen computers en spelers verzamelen. Je legt eerst het formaat, de regels en de deelnemerslimiet vast, daarna regel je inschrijvingen, teams en het wedstrijdschema. Test vóór de speeldag alle accounts, wedstrijdinstellingen en netwerkapparatuur met dezelfde opstelling als op locatie. Op de dag zelf helpen een registratietafel, gelabelde apparatuur en een duidelijke opbouwvolgorde om vertraging tussen wedstrijden te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooiformaat vastleggen
Wedstrijdregels opstellen
Locatie reserveren
Deelnemerslimiet bepalen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamnamen controleren
Deelnemerslijst sluiten
Wedstrijdschema maken
Toernooibracket voorbereiden
Prijzen bestellen
Technische eisen versturen
Spelaccounts controleren
2 personen
Netwerkplan testen
2 personen
Wedstrijdinstellingen testen
2 personen
Herinnering versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen klaarleggen
Wedstrijdmaterialen sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Gamingstations opbouwen
4 personen
Netwerk aansluiten
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Wedstrijdbracket ophangen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Toernooi uitleggen
Eerste wedstrijden starten
2 personen
Wedstrijdresultaten registreren
2 personen
Technische problemen oplossen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Halve finales begeleiden
2 personen
Finale begeleiden
2 personen
Winnaars huldigen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Gamingstations afbreken
4 personen
Netwerkapparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Prijsuitreiking publiceren
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Gamingcomputersaantal 16
Gamingmonitorenaantal 16
Toetsenbordenaantal 16
Gamingmuizenaantal 16
Gamingheadsetsaantal 16
Muismattenaantal 16
Noodheadsetsaantal 4
Netwerkswitchesaantal 3
Routers
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Ethernetkabelsaantal 24
Kabelbindersaantal 2
Labelprinter
Reservecomputermuizenaantal 4
USB-sticksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Toernooibannersaantal 2
Ronde tafelnummersaantal 16
Richtingsbordjesaantal 8
Prijzentafelkleed
Streamachterwand

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór het toernooi en maak daarna pas het definitieve bracket. Zo voorkom je dat late afmeldingen je wedstrijdschema tijdens de opbouw veranderen.
Stuur de technische eisen uiterlijk 7 dagen vooraf. Laat deelnemers hun spelaccount controleren en vraag vooraf welke randapparatuur ze meenemen, zodat je noodheadsets, muizen en USB-sticks gericht kunt klaarleggen.
Test het netwerk minimaal 24 uur vóór aanvang met alle geplande computers tegelijk. Controleer daarbij routers, netwerkswitches, Ethernetkabels, stekkerdozen en verlengkabels; een verbinding die met twee apparaten werkt, is nog geen toernooitest.
Plan de opbouw met een vaste indeling: eerst tafels en stoelen, daarna computers en monitoren, vervolgens kabels en pas daarna de registratietafel, projector en geluidsapparatuur. Label kabels en speelplekken vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
Bereken eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar bij de serveerschalen en plaats afvalbakken op minstens twee logische plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een League-of-Legends-toernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer de locatie en bepaal het formaat eerst; stuur technische instructies en uitnodigingen uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
Hoeveel computers heb ik nodig voor een League-of-Legends-toernooi?: Voor één wedstrijd zijn 10 speelplekken nodig, dus één computer, monitor, toetsenbord, muis en headset per speler. Plan daarnaast minimaal 1 reservecomputer of reserveoplossing als de ruimte en het budget dat toelaten.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema en toernooibracket?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen lopen en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf. Werk het definitieve bracket daarna uit, zodat het aantal teams en eventuele afmeldingen verwerkt zijn.
Hoe test ik het netwerk voor een League-of-Legends-toernooi?: Test het netwerk minimaal 24 uur vooraf met alle computers tegelijk aangesloten. Controleer routers, switches, Ethernetkabels en stroomverdeling en speel minstens één volledige oefenwedstrijd met de geplande wedstrijdinstellingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.