Lasergamewedstrijd organiseren: praktische checklist

Een lasergamewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen geweren en vesten klaarleggen. Je moet op tijd een lasergamelocatie en cateringplek vastleggen, deelnemers indelen en een wedstrijdschema maken. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, duidelijke teaminformatie en een veilig wedstrijdveld. Deze checklist helpt je de 47 taken en 42 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, inclusief controles die vaak pas te laat worden bedacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Lasergamelocatie reserveren
Cateringlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Teams samenstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantal bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Lasergameapparatuur controleren
2 personen
Wedstrijdkaarten printen
Eten voorbereiden
2 personen
Teamindeling afdrukken
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Wedstrijdveld uitzetten
3 personen
Obstakels plaatsen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Deelnemers welkom heten
Spelregels uitleggen
Lasergamevesten uitdelen
2 personen
Proefronde begeleiden
2 personen
Eerste wedstrijd begeleiden
2 personen
Wedstrijdresultaten noteren
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede wedstrijd begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Finaleronde begeleiden
2 personen
Wedstrijdstand bijwerken
Prijzen uitreiken
Laatste drankronde serveren
2 personen
Lasergameapparatuur innemen
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Lasergameveld afbreken
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Borg en materialen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Schaaltjesaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Lasergamegewerenaantal 24
Lasergamevestenaantal 24
Batterijladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Opblaasbare obstakelsaantal 12
Afzetkegelsaantal 16
Afzetlintaantal 2
Stopwatchaantal 2
Scorebordenaantal 2
Veiligheidsbrillenaantal 24
Reflecterende hesjesaantal 4
Pennenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Decoratie

Teamkleur lintenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Tangenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-set
Zaklampenaantal 4

Tips

Reserveer de lasergamelocatie en cateringplek zodra je een voorlopige deelnemerslijst hebt. Bevestig het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, zodat teams, catering en materiaal daarop aansluiten.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld het programma, de starttijd, kledingadvies, route en een uiterste datum voor dieetwensen; zo hoef je op de dag zelf minder uitleg te geven.
Maak teams en het wedstrijdschema vóór de wedstrijddag en druk de teamindeling en wedstrijdkaarten af. Leg teamkleur-linten en scoreborden bij de ontvangsttafel, zodat deelnemers niet door elkaar raken.
Controleer lasergamegeweren, vesten, batterijladers en verlengkabels de avond ervoor. Laad alle accu’s volledig op en neem extra laadruimte mee; een lege batterij tijdens een ronde kost direct tijd.
Plan voor het opbouwen minstens 90 minuten vóór de eerste wedstrijd. Zet obstakels, afzetkegels en afzetlint eerst neer, voer daarna een veiligheidscontrole uit en plaats ledlampen als delen van het veld donker zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lasergamewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, catering en deelnemerslijst. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd en bevestig het deelnemersaantal 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een lasergamewedstrijd op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor het klaarzetten van tafels, stoelen, ontvangsttafel, obstakels en het wedstrijdveld. Voeg 30 minuten toe als je apparatuur moet testen of een onbekende locatie moet inrichten.
Hoeveel lasergamegew volgen zijn nodig per team?: Zorg voor één lasergamegeweer en één vest per deelnemer die tegelijk speelt, plus bij voorkeur 1 of 2 reserve-exemplaren. Controleer het aantal opnieuw zodra de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd definitief zijn.
Wanneer moet ik de catering voor een lasergamewedstrijd regelen?: Reserveer de cateringlocatie tegelijk met de lasergamelocatie, liefst 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement en bereid hapjes en eten op de wedstrijddag vóór de ontvangst voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.