Lampionnenoptocht organiseren: checklist en planning

Een lampionnenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen en lampionstokken verzamelen. Je moet de route, verzamelplek, vergunningen, verkeersmaatregelen en begeleiding tijdig vastleggen. Op de dag zelf komen daar ontvangst, verlichting, geluidsinstallatie, drinken en een veilige route bij. Gebruik deze checklist om de 56 taken en 52 spullen in de juiste volgorde af te werken, zodat je niets pas vlak voor vertrek ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en verzamelplek vastleggen
2 personen
Vergunning en melding controleren
Ruimte en sanitair reserveren
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route vooraf controleren
2 personen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Lampionnen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting en lampionnen plaatsen
3 personen
Routepijlen ophangen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Lampionnen uitdelen
3 personen
Lampionnen versieren begeleiden
4 personen
Knutselmateriaal aanvullen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers naar startpunt begeleiden
4 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Welkomstwoord geven
Lampionnenoptocht begeleiden
8 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Aankomst opvangen
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
Verloren voorwerpen registreren
Gevonden lampionnen verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Verlichting veilig uitschakelen
2 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routepijlen en afzetting verwijderen
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten veilig bewaren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 12
Tafelmessenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Lampionnenaantal 130
Lampionstokkenaantal 130
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Versierde routebordenaantal 12

Verlichting

LED-theelichtjesaantal 180
LED-lichtsnoerenaantal 8
Zaklampenaantal 12
Batterijen AAaantal 48

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
Eerstehulpkoffer
Zaklamp voor routepostenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 16
Portofoonsaantal 8

Knutselmateriaal

Knutseltafelsaantal 4
Kinderschortenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4
Perforatorsaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 4
Deelnemersformulierenaantal 150
Kassadoos

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en verzamelplek minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer de route daarna nog een keer te voet en bepaal waar routeposten, routepijlen en zaklampen nodig zijn.
Controleer uiterlijk 4 weken vooraf of een vergunning of melding nodig is en stem verkeersmaatregelen af. Regel ook ruimte, sanitair en eventuele partytenten voordat je uitnodigingen verstuurt.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 1 week voor de optocht. Deel daarna vrijwilligers in voor ontvangst, routeposten, verkeersbegeleiding en het klaarzetten van materialen.
Test op de dag zelf de draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 uur voor vertrek. Leg extra AA-batterijen, zaklampen, reflecterende hesjes en de eerstehulpkoffer op vaste plekken klaar.
Controleer de lampionnen en verlichting vóór de deelnemers aankomen. Koel dranken, bereid hapjes en richt de ontvangsttafel zo in dat deelnemers eerst worden geregistreerd en daarna veilig naar het vertrekpunt kunnen doorlopen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, verzamelplek en vergunning of melding. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst 1 week voor de optocht.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lampionnenoptocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, plus 1 routepost per onoverzichtelijk of kruispuntachtig punt. Voeg bij een grotere groep extra begeleiding toe, zodat niemand alleen verkeersmaatregelen of een routepost hoeft te bewaken.
Wanneer controleer ik de route van een lampionnenoptocht?: Controleer de route bij het vastleggen en nogmaals 1 tot 2 weken voor de optocht. Loop op de dag zelf uiterlijk 2 uur voor vertrek de route na op obstakels, ontbrekende pijlen en voldoende verlichting.
Wat moet ik klaarzetten voor de veiligheid van een lampionnenoptocht?: Leg vóór ontvangst reflecterende hesjes, zaklampen, extra batterijen en een eerstehulpkoffer klaar. Test alle routeverlichting minimaal 2 uur vooraf en wijs iedere vrijwilliger een vaste positie en taak toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.