Kinderfestival organiseren: checklist en planning

Een kinderfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen spelletjes en versiering. Leg eerst datum, programma en terrein vast en controleer daarna vergunningen, aansprakelijkheid en leveranciers. Vervolgens regel je vrijwilligers, uitnodigingen, aanmeldingen en materialen. Plan uiterlijk een week vooraf het draaiboek, de contactlijst en een alternatief regenprogramma. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van speurtochtkaarten en knutselmaterialen tot tenten, bekers en geluidsapparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Vergunningen controleren
Aansprakelijkheid controleren
Leveranciers en verhuur vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Activiteitenprogramma uitwerken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Prijzen voor spelletjes inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Knutsels voorbereiden
3 personen
Speurtochtkaarten printen
Muziek afspeellijst samenstellen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenenkaartjes maken
Kassa en wisselgeld klaarleggen
2 personen
Telefoons en portofoons opladen
Terrein controleren
3 personen
Tenten en parasols opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Stroom en verlengkabels leggen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Knuffelhoek inrichten
2 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Knutseltafels inrichten
3 personen
Schminktafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Drankenbar inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Activiteitenschema ophangen
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
EHBO- en contactgegevens controleren
2 personen
Laatste terreinronde lopen
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Kinderen registreren
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Knutselactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelletjes begeleiden
5 personen
Schminken verzorgen
3 personen
Springkussen toezicht houden
2 personen
Speurtocht uitzetten
2 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Waterpunten controleren
Kinderdisco begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Voedselresten opruimen
3 personen
Servies en materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Tenten en parasols afbreken
6 personen
Spelmaterialen sorteren
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Geleende spullen labelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Picknickkleedaantal 8
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Kinderbekersaantal 80
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Slingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Themafigurenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Luidsprekerstandaardaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 20
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 12
Zakloopzakkenaantal 12
Blikwerpsetaantal 2
Ringwerpsetaantal 2
Parachutedoek

Knutselmateriaal

Kinderverfschortenaantal 30
Schorten voor begeleidersaantal 6
Tafelezelsaantal 10
Verfbakjesaantal 20
Kwastenaantal 60
Scharenaantal 30
Lijmpistolenaantal 4
Kleurpotlodenaantal 30
Viltstiftenaantal 30
Tekenpapieraantal 500
Knutselbakkenaantal 12
Schminksetsaantal 4
Spiegelsaantal 4
Glittersaantal 12
Penseeltjesaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 6
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 150
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Kassa
Geldkist

Spelmateriaal

Speurtochtkaartenaantal 120
Stempelsetsaantal 6
Stempelkussensaantal 6
Rad van fortuin
Bellenblaasapparatenaantal 4
Prijzentafel

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Controleer direct of je een vergunning nodig hebt en hoe de aansprakelijkheid is geregeld; dat voorkomt dat je pas vlak voor het festival moet bijsturen.
Werk met een aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken. Verzamel daarbij dieetwensen en bevestig reserveringen, zodat je inkopen en de indeling van vrijwilligers op aantallen kunt afstemmen.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf de vrijwilligersindeling en een draaiboek met tijden, contactpersonen en locaties. Druk het draaiboek en de contactlijst ook op papier af voor de dag zelf.
Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en zet het regenprogramma klaar. Reserveer partytenten en regel voldoende tafels, stoelen, picknickkleden en pijlborden voordat de opbouw begint.
Test de muziek en microfoon minimaal 1 dag vooraf op de plek van het festival. Neem verlengkabels, stekkerdozen en speakerstatieven mee en sorteer prijzen, knutselmaterialen en speurtochtkaarten per activiteit.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kinderfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Vergunningen, leveranciers en verhuur kunnen extra tijd vragen, dus controleer die in de eerste week.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een kinderfestival?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen circa 2 weken voor het festival. Zo houd je tijd over voor dieetwensen, inkopen en de vrijwilligersindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderfestival?: Plan minimaal 1 begeleider per activiteit en daarnaast 2 mensen voor ontvangst, algemene hulp en onverwachte situaties. Tel de activiteiten eerst op en voeg bij een groter terrein extra toezicht toe.
Wanneer maak ik een regenprogramma voor een kinderfestival?: Zet het alternatieve programma uiterlijk 1 week vooraf klaar en controleer 48 uur voor aanvang de weersverwachting. Leg dan ook vast welke activiteiten naar tenten of binnenruimtes verhuizen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.