Checklist para organizar un desfile de farolillos
Un desfile de farolillos necesita más preparación que una simple caminata: hay que cerrar la ruta, coordinar la seguridad y dejar listos los faroles antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne 56 tareas y 52 materiales en el orden adecuado, desde los permisos y las inscripciones hasta el montaje, las bebidas y la iluminación. También contempla lo que suele quedarse para el último momento, como comprobar las entregas, probar el sonido y revisar el pronóstico.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la ruta y el punto de encuentro
2 personas
Comprobar permiso y notificación
Reservar el espacio y los sanitarios
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
Confirmar las entregas y las reservas
Imprimir la lista de participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar los farolillos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar luces y farolillos
3 personas
Colgar flechas de ruta
2 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Repartir farolillos
3 personas
Acompañar la decoración de farolillos
4 personas
Reponer material de manualidades
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar a los participantes hasta el punto de salida
4 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Dar la bienvenida
Acompañar el desfile de farolillos
8 personas
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
Recibir la llegada
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Encargarse de la música y los anuncios
Registrar objetos perdidos
Recoger los farolillos encontrados
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar la iluminación de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar las flechas de ruta y las vallas
2 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar de forma segura la comida sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre objetos encontrados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 40
- Bancos plegablescant. 6
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Termoscant. 6
- Teterascant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 12
- Cuchillos de mesacant. 6
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Farolilloscant. 130
- Palos de los farolescant. 130
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 8
- Carteles decorativos de la rutacant. 12
Iluminación
- Velitas LEDcant. 180
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Linternascant. 12
- Pilas AAcant. 48
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 20
- Botiquín de primeros auxilios
- Linterna para los puestos de rutacant. 8
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conoscant. 16
- Walkie-talkiescant. 8
Material de manualidades
- Mesas de manualidadescant. 4
- Delantales infantilescant. 20
- Lápices de colorescant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Rollos de cuerdacant. 4
- Perforadorascant. 4
Registro
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 4
- Formularios de participantescant. 150
- Caja registradora
Limpieza
- Paños de limpieza reutilizablescant. 20
- Cuboscant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 2
- Guantescant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y el punto de encuentro con varias semanas de antelación. Después comprueba la ruta completa durante el día y vuelve a revisarla con la iluminación que usaréis durante el desfile.
- No dejes los permisos, la notificación ni las medidas de tráfico para la última semana: confirma los requisitos y las reservas antes de enviar las invitaciones.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, por ejemplo 7 días antes. Imprime la lista de participantes y prepara la asignación de voluntarios antes del montaje.
- Revisa cada farolillo, palo, pila AA y vela LED al menos 2 días antes. Lleva linternas y chalecos reflectantes para los puestos de ruta, además del botiquín de primeros auxilios.
- El día del desfile, enfría las bebidas con tiempo y prueba el altavoz, el micrófono, los alargadores y las regletas antes de que empiece la recepción. Reserva al menos 60 minutos para montar mesas, sillas, decoración y flechas de ruta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de farolillos?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para definir la ruta, comprobar permisos, reservar el espacio y coordinar el tráfico. Deja la confirmación de entregas y reservas cerrada al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un desfile de farolillos?
- Envíalas unas 3 o 4 semanas antes e indica una fecha límite de inscripción. Cierra la lista de participantes y las preferencias dietéticas 7 días antes para poder comprar y preparar las cantidades.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior al desfile?
- Comprueba los farolillos, las velas LED, las pilas AA, las linternas y el material de seguridad. También conviene verificar el pronóstico, enfriar las bebidas y confirmar que las reservas y entregas siguen en pie.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un desfile de farolillos?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para montar carpas, mesas, sillas, recepción, decoración, luces, flechas de ruta y sonido. Añade 30 minutos para una prueba final y para repartir a los voluntarios en sus puestos.
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