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Laternenumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laternenumzug braucht mehr Vorbereitung als Laternen und Laternenstäbe. Zuerst stehen Route, Treffpunkt, Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen fest, danach folgen Einladungen, Helfer und Anmeldungen. In der letzten Woche bestätigst du Reservierungen, prüfst das Wetter und kontrollierst jede Laterne. Am Veranstaltungstag müssen Empfang, Beleuchtung, Verpflegung und Sicherheitsmaterial vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Treffpunkt festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung und Meldung prüfen

  • Raum und Sanitäranlagen reservieren

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Route im Voraus prüfen

    2 Personen

  • Lieferungen und Reservierungen bestätigen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Laternen kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung und Laternen aufstellen

    3 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Sicherheitsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Lampions verteilen

    3 Personen

  • Laternen schmücken begleiten

    4 Personen

  • Bastelmaterial auffüllen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Startpunkt begleiten

    4 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Laternenumzug begleiten

    8 Personen

  • Streckenposten besetzen

    6 Personen

  • Ankunft betreuen

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Musik und Durchsagen betreuen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Gefundene Lampions einsammeln

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung sicher ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Wegweiserpfeile und Absperrungen entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Teilnehmer über Fundsachen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappTischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • KlappbänkeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 12
  • TafelmesserAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • LampionsAnz. 130
  • LaternenstäbeAnz. 130
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • Dekorierte WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-TeelichterAnz. 180
  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 12
  • AA-BatterienAnz. 48

Sicherheit

  • WarnwestenAnz. 20
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Taschenlampe für KontrollpostenAnz. 8
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KegelAnz. 16
  • FunkgeräteAnz. 8

Bastelmaterial

  • BasteltischeAnz. 4
  • KinderschürzenAnz. 20
  • BuntstifteAnz. 12
  • FilzstifteAnz. 12
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • SeilrollenAnz. 4
  • LocherAnz. 4

Registrierung

  • NamensaufkleberAnz. 150
  • StifteAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 4
  • TeilnehmerformulareAnz. 150
  • Kassenschachtel

Reinigung

  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
  • EimerAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • HandschuheAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Treffpunkt mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke bei Tageslicht und achte auf Engstellen, fehlende Beleuchtung sowie einen geeigneten Platz für den Empfang.
  • Kläre Genehmigung, Meldung und Verkehrsmaßnahmen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Umzug. Eine Laternenrunde auf öffentlichen Wegen kann zusätzliche Abstimmungen mit Behörden oder Verkehrssicherung erfordern.
  • Teile die Freiwilligen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Plane feste Personen für Empfang, Route, Kontrollposten, Erste Hilfe und den Abschluss ein und drucke die Teilnehmerliste vorher aus.
  • Kontrolliere alle Laternen und Laternenstäbe spätestens am Vortag. Lege LED-Teelichter, Taschenlampen und AA-Batterien bereit; offene Flammen sind bei Kindern und dichtem Gedränge besonders problematisch.
  • Bereite Getränke und Snacks so vor, dass sie nach dem Umzug schnell ausgegeben werden können. Rechne für das erste Stundenfenster mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Thermoskannen, Becher, Teller sowie Abfallbehälter am Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laternenumzug anmelden?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Prüfung von Genehmigung und Meldung. Für Verkehrsmaßnahmen, eine öffentliche Route oder viele Teilnehmer solltest du zusätzliche Abstimmungszeit einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Laternenumzug?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Empfang, eine für den Schluss und je eine Begleitung für jeden kritischen Routenabschnitt ein. Bei größeren Gruppen ist ein Verhältnis von etwa 1 Helfer pro 10 bis 15 Kinder ein brauchbarer Richtwert.
Wann sollte man die Laternen kontrollieren?
Kontrolliere alle Laternen, Stäbe und Batterien spätestens am Vortag. Lege Ersatzbatterien und Taschenlampen zusätzlich am Treffpunkt sowie bei den Kontrollposten bereit.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Laternenumzug?
Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Für den Empfang sollten Partyzelte, trockene Aufbewahrung für Materialien und ein klarer Ausweichplan bereitstehen.

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